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Scan to Microsoft SharePoint
Datenmanagementsysteme sind nur dann sinnvoll, wenn sie und die zugehörigen Archive von Nutzern (gemeinsam) genutzt, verwaltet und instand gehalten werden. Die breite Mehrheit interner IT-Nutzer nehmen die Möglichkeiten dieser Systeme nur dann an, wenn sie damit schnell und problemlos die gewünschten Informationen abrufen können.
Der erste Schritt zum Aufbau eines wirksamen Datenmanagementsystems sind die Daten – und dabei besonders die Erfassung von Dokumenten. Interne Firmendokumente werden zwar meist digital erstellt und während ihres gesamten Lebenszyklus ausschließlich digital gespeichert, ein Großteil der externen Kommunikation läuft aber nach wie vor auf dem Papier ab. So müssen Schecks, Rechnungen, Formulare, Anschreiben usw. zunächst digital erfasst werden, bevor die enthaltenen Daten elektronisch in Archiven und Portalen gespeichert oder in elektronischen Prozessen weiter verarbeitet oder genutzt werden können.
Ressourcen
- Scan to MicroSoft SharePoint: Windows Hilfedatei
HINWEIS: Einige Rechner haben Probleme beim Anzeigen von Dateien im .CHM-Format. Hier einige Tipps, wie Sie die Windows-Hilfedateien trotzdem lesen können. - ScandAll PRO Scan to Microsoft SharePoint Update-Paket
- Scan to Microsoft SharePoint Update für ScanSnap-Treiber
Jedes elektronische Aktenmanagementsystem (ECM) wie SharePoint muss die Möglichkeit zur Datenintegration unabhängig vom ursprünglichen Medienformat bieten. Durch die Nutzung von SharePoint in Verbindung mit Fujitsu-Scannern bleibt die Kontinuität der Medien im Datenlebenszyklus gewährleistet. Daneben verleiht das System aber auch dem Medium „Papier“ und den darauf fest gehaltenen Daten durch das Scannen und Erfassen einen neuen Wert:Any ECM system such as SharePoint must provide the capability of information integration regardless of the source media. The combination with Fujitsu document scanners helps overcome the discontinuity of media in the life cycle of information. But also it provides the media “Paper” and the information that resides on such media a new dimension of value, if and when they are scanned and captured:
- Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und internen Firmenanforderungen
- Reduzierte Verarbeitungskosten
- Erhöhte Produktivität
- Schnellere Verarbeitung
- Verbesserte Qualität der Bearbeitung
SharePoint liefert eine Plattform zur produktiveren Nutzung von Informationen – beispielsweise zur Optimierung von spartenspezifischen Prozessen, zum Nachschlagen, zur gemeinsamen Nutzung oder einfach zum Aufrufen von Dokumenten. Der entscheidende Vorteil von SharePoint ist aber die Möglichkeit zur schnellen und gleichzeitigen Nutzung von Dokumenten und Daten durch verschiedene Nutzergruppen für die unterschiedlichsten Aufgaben im Unternehmen – und jetzt auch von gedruckten Dokumenten.
Kurzüberblick
Der Scan to SharePoint Connector erlaubt den direkten, intelligenten Import (komplett mit Indexdaten) von Dokumenten in mehrere lokale oder externe SharePoint-Server.
Betrieb
Sobald die eingescannten Vorlagen zum Import bereit sind, wird das SharePoint-Verbindungsmenü eingeblendet, so dass der Nutzer den SharePoint-Server auswählen kann, auf den die Daten übertragen werden sollen.
Der SharePoint Connector kommuniziert dann direkt mit dem Server und fragt die verfügbaren Sharepoint „Dokumentenarchive“ für Importe ab.
Gleichzeitig erfasst der Connector die vom ausgewählten SharePoint „Dokumentenarchiv“ vor dem Import benötigten Indexdaten.
Nachdem der Nutzer das Zielarchiv gewählt hat, wird er in einem Fly-Out-Fenster zur Eingabe der benötigten Indexdaten aufgefordert.
Sobald das Programm die eingegebenen Indexdaten akzeptiert hat, wird das Dokument automatisch und nahtlos auf den SharePoint-Server hochgeladen.
Fujitsu unterstützt bereits seit vielen Jahren den benutzerfreundlichen Upload von gedruckten Dokumenten in Lösungen auf dem Microsoft SharePoint-Portal. Jetzt führt der SharePoint-Connector diesen Prozess noch einen Schritt weiter – über das bloße Einscannen und die anschließende manuelle Dateiübertragung hinaus. Wählen Sie nun den SharePoint-Server und das Archiv und Sie sehen sofort alle Indexfelder für das gewählte Archiv. Nach Eingabe der Indexdaten übertragen Sie ein kompatibles Dokument, das andere Nutzer über die üblichen SharePoint-Suchfunktionen im Nu finden.
