GTM-W6VW56J
Skip to main content
  1. Avaleht >
  2. Teenused >
  3. Tarkvaralahendused >
  4. Majandustarkvara Microsoft Dynamics NAV >
  5. Kuidas EAS vabanes paberdokumentidest?

Kuidas EAS vabanes paberdokumentidest?

2000. aastal loodud Ettevõtluse Arendamise Sihtasutus (EAS) edendab ettevõtlus- ja regionaalpoliitikat Eestis ning on riikliku ettevõtluse tugisüsteemi üks suuremaid institutsioone.

EAS kasutab Microsoft Dynamics NAV majandustarkvara juba aastast 2004, kui alustati finants- ja projektidehalduse moodulitega. EAS-i infosüsteemide arendusjuht Algi Sinisalu annab ülevaate, miks ja kuidas Microsoft Dynamics NAV tarkvara EAS-i jõudis ning sinna pikaks ajaks pidama on jäänud.

LAHENDUSE VALIK

Miks otsustasite just NAV tarkvara kasuks?

Valikul sai määravaks tarkvara paindlikkus, mis võimaldas teha meile sobilikke muudatusi. Standardne majandustarkvara oli võimalik muuta meie protsessidele ja nõuetele vastavaks.


Millised olid peamised põhjused NAV-i uue versiooni kasutusele võtmiseks?

Aja jooksul meie nõuded ja soovid kasvasid ning meie paketti lisandus juurde mooduleid ja funktsionaalsusi. Tehniline platvorm aga hakkas ajale jalgu jääma. See oli asjade loomulik käik. Microsoft tuli välja täiesti uuel tehnilisel platvormil oleva NAV tarkvara versiooniga – kui varem oli kasutusel klassikaline klient-server lahendus, siis nüüd oli olemas uuenduslik veebipõhine NAV.

JUURUTAMINE JA KASUTAMINE

Kui lihtne või keeruline oli uuele versioonile üleminek?

EAS-i jaoks tähendas uuele tehnilisele platvormile üleminek väga suurt väljakutset. Meie vajaduste kohaselt oli NAV-isse tehtud palju eriarendusi ja  kogu senine arendus tuli uuesti nullist juurutada. Nii alustasime esmalt erinevate analüüsidega – mis see kõik meile tähendab? Kas selline süsteemi uuesti ülesehitamine on mõistlik? Peale põhjalikku analüüsi tegime EAS-is otsuse – me ehitame uue NAV-i!


Kuidas üleminek välja nägi?

Ülemineku protsessi kergendamiseks pakuti meile võimalus võtta kasutusele nn vaheversioon. Saime üle minna mitmes jaos, moodulite kaupa.

Alustasime Finantsmoodulist, seejärel jätkasime Projektide haldamise mooduliga.

EAS-i töötajale tähendas see seda, et mõnel kasutajal oli korraga töölaual 2 erinevat NAV-i versiooni – nt. ühes viseeris ostuarve (vana versioon), teises tegi pearaamatu kande.

Peab tunnistama, et see ei olnud just kõige meeldivam aeg meie kasutajatele. Küll aga innustas meid uuele versioonile üleminekul võimalus muuhulgas ka oma tööprotsessid üle vaadata, neid uue olukorraga kohandada, vana ballast kõrvale heita. Näiteks muutsime me oluliselt projekti süsteemis kajastamise loogikat, lihtsustasime menetlustoiminguid.

Tegemist oli keeruka versiooniuuendusega, kus tegelesime paralleelselt nii tehnilise platvormi vahetusega kui oma tööprotsesside uuendamisega. Need oli vaja omavahel kooskõlla viia ja sujuvalt toimima panna. Õnneks on NAV-i versioonid 2009 RTC ja 2016 oma kasutajaliidese poolest suhteliselt sarnased, seepärast oli kasutajate jaoks üleminek uuele töövahendile üsna valutu.

Tehnilise tiimi jaoks pakkus suurt väljakutset ajalooliste andmete konverteerimine. Andmeid oli hästi palju ja uus versioon väga “tundlik”. Lõviosa ajast kuluski neil andmete üleviimisele.

Kogu projektis kestis pea 4 aastat – alates ideest ja analüüsist kuni lõpliku üleminekuni. Pikk aeg. Ja tulemus on kindlasti seda pingutust väärt.

TULEMUSED

Millised on reaalsed tulemused peale NAV-i uue versiooni kasutusele võtmist?

Täna on NAV majandustarkvara EAS-i peamine tuumiksüsteem. Nagu mainitud, vaatasime üle kõik oma tööprotsessid, mis said tunduvalt efektiivsemaks. Kuna üleminek oli etapiviisiline, siis oli kogu organisatsioon muutumises tükk aega, kuid lahendusega kaasnenud lihtsamad ja selgemad tööprotsessid korvasid selle. 

Viimase lahendusega lisandus ka süsteemi oluliselt parem töökiirus ja dünaamiline kasutajaliides.

Lisaks tegime üleminekul otsuse võtta kasutusele NAV-i Personali ja Palga mooduli, millest kasutame nüüd Personalihalduse osa.

Kokkuvõttes:

- EAS-is puuduvad paberkandjal dokumendid, 99% protsessidest toimub infosüsteemis.

- NAV tarkvara on EAS-i infosüsteemi süda. Sinna jookseb kokku peamine info ja selle kaudu toimub andmevahetus riiklike süsteemidega.

- Tagatud on süsteemi töökiirus, tööprotsesside toetamine ja andmevahetus teiste süsteemidega. See toimib nüüd kordades kiiremini kui varem.

- Üleminekut toetas tehniline tugi ning vaheversioonid.

NAV-i versioonivahetuse projekt sai EAS-i 2017. aasta projekti tiitli. Laureaadi valikus osalesid kõik EAS-i töötajad. See ongi kõige parem tunnustus tööle, kui kasutaja hindab sinu tööd kõrgelt. Pea kõik EAS-i töötajad arvasid, et valminud uus NAV on hea tööriist - mis saab veel tähtsam olla?