Fujitsu Services

Ledelsesinformation skaffer kommunerne 46 mio.kr ekstra fra Staten

Ledelsesinformation (LIS) skaber overblik i store datamængder og giver ledelsen vigtig information til at beslutte og følge udviklingen. Nyt LIS-system i Middelfart Kommune gav gevinst uventet hurtigt.

Hellerup, den 22. oktober 2008  — Middelfart Kommune har uventet hurtigt fået et stort udbytte af kommunens nye ledelsesinformationssystem, LIS. Knap tre måneder efter Fujitsu begyndte processen med udvikling af LIS-løsningen, har den skabt overblik på det første indsatsområde, og som sidegevinst står Middelfart og resten af landets kommuner til at få et øget bloktilskud fra staten på 46,5 millioner kroner årligt.

En analyse af sygefraværet afslørede fejl i datagrundlaget, som staten anvender til beregning af kompensation for sygefravær. Uden Fujitsus LIS-løsning var fejlen næppe blevet opdaget og dokumenteret.

-Vores mål med det nye LIS-løsning er at få bedre overblik over de data, vi har, og få bedre ledelsesinformation til at træffe beslutninger, siger centralforvaltningsdirektør Steen Vinderslev, Middelfart Kommune og fortsætter:

-En kommune består af så mange aktiviteter og med så mange elementer, at det ikke er menneskeligt muligt at gå på tværs og afdække mulige sammenhænge. I givet fald ville det tage for lang tid og kræve for mange ressourcer. Løsningen er en teknologi, der på en enkel måde giver et klarere billede af udgifter, kan analysere tallene og præsentere dem og dermed være en støtte for beslutninger.

-Efter et udbud valgte vi Fujitsus LIS-løsning, som kan levere Middelfart Kommune det nødvendige overblik. Sammen med Fujitsu kører vi LIS på tre områder og valgte at analysere sygefraværet som det første. Som ansvarlig kommune vil vi gerne hjælpe til at nedbringe unormalt fravær og årsagerne hertil, men det kræver en viden om fraværet og sammenhænge. På kun toenhalv måned har vi fået afdækket dette område og kan sætte ind.

Sidegevinst ved overblikket
-Men analysen viste samtidig, at der var noget, som ikke stemte. Med det nye overblik over fraværet kunne vi se, at statens kompensation ikke svarede til den reelle udgift.

-Vi tog analysen med til KL og fik deres specialister til at se på tallene. Det blev også overraskede over LIS-analysen, men de kunne bekræfte, at tallene var korrekte. KL tager nu en forhandling med Staten om de manglende penge, siger Steen Vinderslev.

Den oprindelige beregning var baseret på i alt 151.000 sygefraværsdagsværk mellem 16. og 21. sygefraværsdag, som ville give kommunerne cirka 90 millioner kroner i 2008.

Med tallene fra Middelfart er sygefraværet beregnet til i alt 195.000 sygefraværsdage, som betyder, at kommunerne er berettiget til at få 136,5 millioner kroner. En forskel på 46,5 millioner kroner.

-Mange kommunale it-systemer er bygget til at udbetale ydelser eller administrere ordninger. De kan ikke beregne statistikker eller levere ledelsesinformation, siger Steen Vinderslev og tilføjer: -Derfor er det vigtigt at bygge en LIS-løsning ind over, som kan rense og rette talmaterialet og hurtigt kan foretage analyser af data.

-Med BI kommer vi langt længere ned i tallene og kan kombinere tal på flere måder. Det betyder, at på sigt får lederne et datagrundlag til at drive deres område og mulighed for at gribe ind, hvis der er afvigelser fra det planlagte.

Pleje- og ældreområdet, som nok er det mest komplekse område at økonomistyre, fordi det er stort og med mange parametre, er udvalgt som det næste analyseområde, og økonomidata er det tredje.

Agere tidligere
-Fraværsanalysen var et pilotprojekt, som skulle vise, at LIS kan finde ind til kernen og levere ny viden med en forretningsmæssig værdi for kommunens ledelse, siger Bente Christiansen, Fujitsu og fortsætter:

-Pilotprojektet viste sin værdi, og Middelfart har besluttet at køre videre. Vi har store forventninger til udbyttet for kommunen.

-Det er første gang, at en kommune kan simulere forbruget og fremskrive udviklingen i forhold til budgettet. Fujitsu anvender det historiske forbrugsmønster til at måle de aktuelle tal og beregne afvigelser. Det betyder, at ledelsen tidligt kan opdage en forkert udvikling og rette op. De kan agere meget tidligere end før.

-De mange parametre, der indgår i økonomistyringen, har været svære at styre. Konsekvensen er, at mange kommuner oplever store budgetoverskridelser. De mange parametre lægges nu sammen i et LIS-model.

-Målet er løbende og elektronisk at synliggøre sammenhænge mellem eksempelvis økonomi, visitering og fravær inkl. ferie og afspadsering på forskellige ledelsesmæssige niveauer.

-En information, der i høj grad kan anvendes, når man tænker på det krydspres, mange kommuner i dag befinder sig i, siger Bente Christiansen, Fujitsu.

Yderligere oplysninger:
Steen Vinderslev, centralforvaltningsdirektør, Middelfart Kommune. Telefon 88 88 55 00.
Bente Christiansen, chefkonsulent, Fujitsu Business Intelligence Services. Telefon 44 89 44 89.
Lars Thoft-Christensen, afdelingsleder, Fujitsu Business Intelligence Services. Telefon 44 89 44 89.