Fujitsu Services

Esbjerg Kommune først med godkendt elektronisk arkiv

Esbjerg Kommune har som den første offentlige myndighed i Danmark af Rigsarkivet fået godkendt en elektronisk arkivversion af et komplet elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem. Det betyder, at man nu kan arkivere færdigbehandlede sager elektronisk.

Hellerup,Den 20. april 2005 — For lidt over et år siden valgte Esbjerg Kommune at rydde op i sit elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem Doc2000. Systemet bliver brugt til at registre administrative såvel som politisk behandlede sager. Oprydningen betød at en lang række ikke aktive sager blev lukket. Af de lukkede sager fik Esbjerg Kommune i samarbejde med Fujitsu udarbejdet en elektronisk arkivversion. Arkivversionen, der fylder 12 CD-R´er indeholder mere end 65.000 elektroniske dokumenter, fx emails, interne notater samt post, der er scannet ind.

IT-koordinator Nicolai Dupont Heidemann, Esbjerg Byhistoriske Arkiv, har haft den direkte kontakt med Fujitsu og Esbjerg Kommunes forvaltninger. - Projektet har været yderst lærerigt og udfordrende. Dataformater og –strukturer har været givet iflg. lovgivningen. Derimod har det ikke været givet hvilke data/tabeller fra systemet, der skal med i arkiv-versionen. Det har derfor været interessant at vurdere, hvilke data samt hvilke beskrivelser der skulle med for, at dataene også vil være forståelige om fx 10-20 år, siger Nicolai Dupont Heidemann.

Esbjerg Kommunes forvaltninger har bidraget med generelle oplysninger om det elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem, som er vedlagt arkivversionen som dokumentation.

Nicolai Dupont Heidemann oplyser endvidere, at Esbjerg Byhistoriske Arkiv valgte at lade Rigsarkivet om at teste arkivversionen på trods af, at kommunerne ikke er forpligtiget til at lade deres arkivversioner godkende her. - Vi valgte den fremgangsmåde, fordi Rigsarkivet har stor erfaring og ekspertise på området, og vi ville derfor have deres godkendelse, som en sikkerhed for at alt var i orden. Den kom så her i april, som den første af sin art til et komplet elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem i Danmark, siger Nicolai Dupont Heidemann.

Arkivversionen indgår nu i Esbjerg Byhistoriske Arkivs samling, der også er Esbjerg Kommunes arkiv, hvor man lige nu er ved at teste søgeindgange til dataene. Projektet viser i al tydelighed, at arkivering i dag også er langt andet og mere end behandling af støvede papirer. Elektronisk arkivering er blevet et særligt fagområde.

Yderligere oplysninger

Du kan få yderligere oplysninger hos følgende personer:

---

Pressekontakt