Fujitsu Services

Den Musiske Skole i Aalborg slår takten an med digital signatur

Som den første musikskole i landet har Den Musiske Skole i Aalborg lanceret en hel ny tilmeldingsform, der udnytter den digitale signatur. Borgerne i Aalborg oplever en væsentlig lettere tilmelding, og selve musikskolen slipper helt for indtastningsarbejdet, idet alt foregår elektronisk.

Hellerup,Den 30. marts 2005 — Bag projektet står Skole- og Kulturforvaltningen i Aalborg Kommune, som i det daglige administrerer tilmeldingerne til musikskolen. I forbindelse med at kommunen har fået lagt alle sine blanketter på hjemmesiden til gavn for borgerne, kom man på ideen med også at udforme en særlig blanket til musikskolens tilmeldinger. Den Musiske Skole får nemlig årligt et sted mellem 4000-5000 tilmeldinger, som kommunen tidligere har været nødt til at behandle manuelt – med andre ord taste oplysningerne ind i et IT-system. Arbejdsbyrden har været voksende – men nu har man så fundet den ideelle løsning.

”Med den nye form for tilmelding til Den Musiske Skole, håber vi på at kunne vise andre, de muligheder internettet og den digitale signatur giver i den daglige kommunale sagsbehandling. Manuel indtastning af oplysninger er i virkeligheden tidsspilde, nu kan vi bruge tiden til en bedre borgerservice”, siger Michael Rene Jensen leder af den Musiske Skole i Aalborg Kommune.

Utallige fordele – men fokus på sikkerhed

Sikkerheden i den nye tilmeldingsløsning har været altafgørende for Skole- og Kulturforvaltningen. Løsningen bruger digitale signatur samtidigt med anvendelse af en sikker internetforbindelse og kryptering af de informationer borgeren afgiver. For kommunen indebærer det også løsning af et tilbagevendende problem i forbindelse med betaling af musikskolekontingentet. Med den digitale signatur har forvaltningen fuld sikkerhed for, at den person der tilmelder sig til musikskolen også er den person, som skal betale kontingentet. Med underskriften binder borgeren sig til et fuldt tre måneders kontingent. Derfor har Den Musiske Skole tidligere været nødt til gemme alle papirtilmeldingerne for at kunne dokumentere tilmelderens underskrift i forhold til at kræve betalingen.

Nu kan Aalborg Kommune let gå tilbage og se, hvem der har skrevet under på den elektroniske blanket. Man åbner den digitalt signerede blanket, og tjekker cpr-nummeret, som er indeholdt i den digitale signatur. Med denne dokumentation kan kommunen enkelt identificere tilmelder/betaler og har alt liggende i elektronisk form.

Fra manuel behandling til digital automatik

Den nye måde at tilmelde sig Den Musiske Skole er let at gå til. Borgeren udfylder en blanket på Kommunens hjemmeside og signerer den med digital signatur. Borgeren er dermed ikke afhængig af at skulle sende en e-mail til kommunen, men skal blot have internetadgang. Blanketten sendes nu automatisk videre til kommunen, hvor oplysningerne i den elektroniske blanket ender direkte i det nye musikskolesystem, Planbook. Håndteringen af tilmeldingerne sker med andre ord helt uden at medarbejderne i Den musiske Skole behøver at gøre andet end at tjekke listen med tilmeldinger. Den digitale underskrift, der hænger sammen med tilmeldingen gemmes i kommunens elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem som dokumentation.

Løsningen er udformet, så kommunen med den samme grundmekanisme vil kunne håndtere andre typer af blanketter, hvor det er nødvendigt, at data skal ende ovre i andre fagsystemer.

Lone Kaalund Thiel vurderer potentialet på denne måde: ”Aalborg Kommune vil helt klart fokusere på andre områder, hvor vi kan genbruge denne løsning. Vi har mange steder, hvor vi har brug for at kunne dokumentere borgerens identitet i forbindelse med indberetninger.”

Digital signaturs potentiale

Mange har den opfattelse, at den digitale signatur kun kan bruges som erstatning for en papirbaseret underskrift på et brev. Den digitale signatur kan også bruges til at skabe løsninger på internettet, som giver adgang brugen af til elektroniske blanketter, formularer og personaliseret information.

Lone Kaalund Thiel fortsætter: ”Jeg tror slet ikke, vi er færdige med at se, hvad man kan bruge den digitale signatur til. Vi vil gerne gå foran og skabe en kritisk masse af løsninger – for så kan borgerne mærke, at vi virkelig mener det alvorligt med at skabe en god digital borgerservice.”

Aalborg Kommunes samarbejdspartnere

Aalborg Kommune har brugt Fujitsu som samarbejdspartner til at udvikle tilmeldingsløsningen hos Den Musiske Skole. Kommunen har brugt Fujitsu flere gange i de sidste par år – både ved implementeringen af kommunens elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem, eDag2 projekt med sikker e-mail håndtering mellem borger og kommunen – og senest ved kommunens brug af eBlanketter. Derudover har Aalborg Kommune brugt firmaet Ikon Informatik, som står bag Planbook. Planbook er selve det system, der styrer det administrative omkring Den Musiske Skole.

Yderligere information

Hvis du ønsker yderligere information om projektet hos Aalborg Kommune, så kan du kontakte følgende personer:

---

Pressekontakt