Fujitsu Services

Københavns kommune giver borgerne bedre service gennem tværfagligt samarbejde i forvaltningerne

Københavns Kommune har siden starten af maj 2004 været i drift med sit elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem, eDoc®. Hermed er første fase af et omfattende ESDH-projekt afsluttet. Foreløbig har 1200 brugere taget systemet i brug og i den nærmeste fremtid kommer yderligere 300 brugere til. Visionen rækker dog langt videre, idet Københavns Kommune, som er en af landets største arbejdspladser, vil indføre ESDH i hele organisationen.

Hellerup,Den 23. februar 2005 — Peter Knub, vicedirektør fra Københavns Kommune 11. kontor vurderer ESDH-projektet på denne måde: ”Kravene om en bedre borgerservice vokser hele tiden i kommunerne. Med indførelsen af ESDH i Københavns Kommune, har vi skabt basis for at målet kan nås inden for en overskuelig fremtid. Vi har været i drift i lidt over et halvt år og har store forventninger til de næste faser af projektet.”

Faglige barrierer brydes

Projektet har lagt afgørende vægt på det tværfaglige aspekt. Allerede ved udarbejdelsen af kravspecifikationen valgte Københavns Kommune derfor at involvere de berørte forvaltninger. Senere sad de samme personer med ved både udbudsrunden, kontraktforhandlingerne med Fujitsu og gennem hele projektforløbet.

Projektleder Stig Lundbech fra Økonomiforvaltningen kommenterer forløbet på denne måde: ”Vi har haft mange bolde i luften og trukket store veksler på organisationen, men der har alligevel været overskud til at se ud over sin egen næsetip. Fx har vi formået løbende at udveksle idéer, problemer og løsninger mellem forvaltningerne. Derudover har vi alle fået nogle rigtig gode erfaringer, som vi nu skal bruge i det videre forløb.”

Samspil mellem kunde og leverandør

Fra udarbejdelsen af kravspecifikationen i 2002 til selve implementeringen af eDoc® gik der længere tid, end Københavns Kommune havde regnet med. Konsekvensen af det lange forløb har haft en væsentlig rolle for, hvordan forholdet mellem Københavns Kommune og Fujitsu har udviklet sig.

Peter Knub fortæller: ”Verden forandrer sig hurtigt – især når det gælder store it-projekter. Ind imellem er vi blevet overhalet af både virkeligheden og it-udviklingen. Vi har derfor ikke kunnet bruge et sædvanligt kunde/leverandørforhold til ret meget. Vi indså på et meget tidligt tidspunkt, at hvis kommunen skulle have succes med ESDH, så var vi nødt til at have en meget åben dialog med Fujitsu baseret på et reelt partnerskab. Med tilfredshed kan vi konstatere, at vi fik et særdeles godt samarbejde.”

Fujitsus adm. direktør, Morten Svendsen tilføjer: ”Københavns Kommune stillede allerede fra starten op med et stærkt hold. De har valgt at bruge mange ressourcer på dette projekt, hvilket vi løbende har matchet. Når begge parter tager ansvar for projektet, er det meget enkelt at få løst de udfordringer, som naturligt opstår i et så omfattende projekt.”

Nu skal vi videre

”Formålet med ESDH har for os hele tiden handlet om at kunne udnytte det potentiale, der ligger i at få alle forvaltninger og enheder over på samme system. Dernæst skal vi have integration til fagsystemerne, så vi kan nå målet om optimerede arbejdsgange og forbedret borgerservice. Perspektiverne er utallige”, siger Peter Knub.

I nærmeste fremtid skal de nye Borgerservicecentre også overgå til eDoc.

Yderligere information

Hvis der ønskes yderligere information om ESDH-projektet i Københavns Kommune, kan følgende personer kontaktes:

---

Pressekontakt