Fujitsu Services

Integration mellem eDoc® og Prisme®

Fujitsus løsninger til den grundlæggende kommunale forvaltning – eDoc, elektronisk sags- og dokumenthåndtering og Prisme, økonomistyring - sælges nu som et integreret system. For kunder, der bruger begge systemer, er yderligere effektivisering inden for rækkevidde. Perspektiverne for effektivisering rækker langt.

Hellerup,Den 26. oktober 2004 — I den offentlige sektor arbejdes der intensivt med at digitalisere forvaltningen og erstatte de manuelle papirgange med elektroniske arbejdsgange. Integration mellem IT-systemer er en vigtig hjørnesten i dette arbejde. Fujitsu har nu skabt en teknisk integration mellem elektronisk sags- og dokumenthåndtering og økonomistyring.

Mogens Pedersen, produktchef i Fujitsu, vurderer integrationen på denne måde: "For at få succes med digital forvaltning, så kræver det i dag, at systemerne kan tale sammen på kryds og tværs. Opgaverne i kommunerne stiger i kompleksitet, dermed er det tvingende nødvendigt at kunne få fat i relevante informationer på en enkel måde. Det betyder, at ligegyldigt, hvilket system man er vant til at arbejde med, så skal man kunne få adgang til informationerne hurtigt. I den kommende tid vil Fujitsu derfor lancere flere integrationer mellem systemerne."

Et eksempel

Når der fx indberettes tillægsbevillinger, som Byrådet har godkendt, opretter man et link til sagsfremstillingen i eDoc. Så kan man se, hvad baggrunden for indberetningen var. På denne måde behøver man ikke længere have en udskrift af sagen stående i et ringbind på reolen eller opbevare anden papirdokumentation for indberetningen. Integrationen er også effektiv, når man skal bevilge et beløb til udbetaling til en borger, så behøver sagsbehandleren blot skrive en bevilling i personsagen i eDoc. Denne bevilling kan via et link være dokumentation for udbetalingen fra økonomisystemet. Det er med andre ord ikke længere nødvendigt at udskrive bevillingen, lave udgiftsbilaget og fysisk sende disse til kassen, for at kassereren kan indtaste dem i økonomisystemet.

Perspektiver

Med integration mellem eDoc og Prisme kan man oprette alle indberetninger i økonomisystemet med et link til sagsfremstillingen i sit sagssystem. Dermed ligger dokumenter og sager samlet ét sted og kan anvendes helt fleksibelt til variende formål. Dette giver ledelsen et overblik over det samlede sagsforløb og de tilhørende forudsætninger. Økonomifunktionen får ligeledes en lettere arbejdsgang ved økonomiopfølgning og udarbejdelse af beslutningsforslag mv.

Chefkonsulent i Fujitsu, Leif Steinmejer ser følgende perspektiver: ”I dag kan det være svært for kommunerne at gennemskue de økonomiske konsekvenser af de projekter, som kommunen er involveret i. Integrationen vil lette projektledelsen med hurtigere at kunne få et overblik over den økonomiske status på projekterne og dermed følge op i tide. Som konsekvens af at kommunerne skal til at arbejde med eFaktura, så vil der være behov for yderligere integration mellem systemerne. Sager har ofte flere dimensioner, for eksempel den økonomiske og den budgetmæssige. Økonomien er derfor altid en vigtig del af sagsbehandlingen. Integrationen mellem ESDH og økonomistyring er vigtig, da den kan være med til at forbedre borgerservicen fx når borgeren henvender sig ved kommunens kvikskranke for at få udbetalt et beløb, så behøver sagsbehandleren ikke at blive involveret, hvis kvikskranken med det samme kan se at beløbet holder sig inden for en besluttet bevillingsramme”.

Kundens fordele

Med integrationen opnås en række fordele:

• Færre arbejdsgange, da manuelle rutiner erstattes med elektroniske.
• Medarbejderne arbejder med det fagsystem, de er vant til – men har samtidig adgang til alle relevante informationer i andre systemer.
• Data ligger kun et sted - det giver lettere administration og vedligeholdelse.
• Større overblik og styr på dokumentationen – da der er direkte adgang hertil.
• Frigørelse af tid til kerneopgaver.

For at få glæde af den integrerede løsning skal man have følgende implementeret:

• Prisme grundmodul med Finans
• eDoc
• eDoc Webpart "Dokumentsøgning"

Reference

Ebeltoft Kommune kan, som den første af Fujitsus kunder, høste gevinsten af integrationen mellem de 2 løsninger, når kommunen den 1. november 2004 går i drift med Prisme.

Yderligere information

Hvis du ønsker yderligere information om integrationen mellem eDoc og Prisme, så kontakt produktchef Mogens Pedersen på telefon 4489 4489.