Fujitsu Services

Ebeltoft Kommune giver borgerne adgang til egne sager via internettet

I dag har Ebeltoft Kommune, som den første kommune i Danmark, givet borgerne adgang til alle egne sager i sit elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem - eDoc®. Derudover har Ebeltoft Kommune lagt alle offentlige byggesager ud på hjemmesiden.

Hellerup,Den 10. september 2004 — For første gang nogensinde er det nu muligt for en borger via internettet at få adgang til alle sine egne sager i en kommunes ESDH-system. Ebeltoft Kommune har sammen med Fujitsu skabt en løsning, som sammen med den digitale signatur giver den rette sikkerhed. Ebeltoft Kommune har gennem længere tid arbejdet med en række nye digitale borgerservices – men det at få adgang til egne sager har haft størst bevågenhed og prioritet.

Ebeltoft Kommune går foran med reel digital forvaltning

Selvom kommunen ikke er blandt de største – har man nu gjort det, som mange i det offentlige har efterlyst i årevis: Borgeren får adgang til sine egne sager og tilhørende dokumenter i kommunens ESDH-system, eDoc®. Forudsætningen er blot, at man har en digital signatur og adgang til internettet.

Aktindsigt bliver let

De offentlige sager – er de sager, som kommunen kan give aktindsigt i. Dvs. kommunen lægger alle offentlige sager direkte på hjemmesiden - og her skal man så ikke bruge den digitale signatur. De offentlige sager vil blive vist efter generelle emner fx Byggesager, Veje og Trafik, Fysisk planlægning – da det er disse sager, som borgere og journalister har interesse i. Se hvordan det ser ud her.

Borgmester i Ebeltoft Kommune, Jørgen Brøgger, udtaler: ”Det er en stor dag for os i Ebeltoft Kommune. Med den debat, der har været i den sidste tid om de statslige myndigheders manglende borgerservice, så kan vi konstatere, at kommunen har prioriteret rigtigt med arbejdet omkring digital forvaltning. Vi håber, at borgerne i kommunen vil bruge denne nye service. Vi tror det på sigt vil styrke demokratiet, at borgerne kan følge med i sine sager hjemmefra – uden, at der bliver kigget en over skuldrene, og at man skal tage fri fra arbejde for at kunne se, hvad kommunen har liggende af informationer på én.”

Kommunens forventninger

Ebeltoft Kommune har med andre ord nogle helt klare forventninger på dette område. Det vil ændre sagsbehandlingen noget – først og fremmest vil kommunen spare tid og ressourcer på ikke at skulle finde sager frem til borgeren, printe ud og sende videre. Det, at borgeren nu selv kan tjekke sagernes fremdrift i stedet for at skulle ringe på bestemte tidspunkter – vil også lette både borgeren som kommunens arbejde.

Aktindsigten styrkes også

Løsningen hos Ebeltoft Kommune giver også mulighed for, at man kan få adgang til alle offentlige sager – dvs. sager, som der er aktindsigt i. Dvs. kommunen lægger alle offentlige sager direkte på hjemmesiden - og her skal man så ikke bruge den digitale signatur. De offentlige sager vil blive vist efter generelle emner fx Veje og Trafik, Fysisk planlægning – da det er disse sager, som borgere og journalister har interesse i. Se hvordan det ser ud her.

Tæt samarbejde

Ebeltoft Kommune har gennem længere tid haft et samarbejde med Fujitsu vedrørende kommunens digitale borger services. Morten Svendsen, administrerende direktør i Fujitsu, kommenterer: ”Det er med tilfredshed, at Fujitsu er med på denne skelsættende begivenhed i Ebeltoft Kommune. Ikke alene har vi gennem de sidste par år haft et glimrende samarbejde – men vi har også haft en sparringspartner, som har været villig til gå langt for at give sine borgere digital borgerservice. Ved at integrere flere af vores løsninger i Ebeltoft Kommune, er det nu blevet muligt for borgeren at få adgang til egne sager mm. Denne borgerservice er et godt eksempel på, hvordan den digitale signatur kan give os alle en mere nærværende kommune.”

Sikkerhed og fortrolighed

Et af de emner, som er blevet diskuteret mest, er, hvordan man sikrer, at uvedkommende ikke får adgang til personfølsomme eller fortrolige oplysninger. Fujitsus ESDH-system opererer med flere snitflader – baseret på lovene omkring aktindsigt og persondataloven. Derfor har det været enkelt at definere, at borgerne kun får adgang til egne sager ud fra princippet om partsaktindsigt. Adgangen til de offentlige sager er tilsvarende skabt ud fra princippet om den almindelige aktindsigt.

Sådan gør borgeren

Hvordan gør man det så – vil flere nok spørge? Når borgeren kommer ind på kommunens hjemmeside, så klikker man på ikonet - ”Min NetSag”. Borgeren bliver så spurgt om at logge ind via sin digitale signatur. På denne måde kommer borgeren ind på et beskyttet område af hjemmesiden. Første gang borgeren klikker ind, vil man skulle klikke på et link, som genererer en anmodning til kommunen om at få adgang til sine sager. Kommunen kontrollerer anmodningen – dvs. verificerer borgerens identitet – og dagen efter har man adgang til sagerne. Efter godkendelsen henter eDoc® en liste med de sager, hvor borgeren har ret til partsaktindsigt. Borgeren kan så klikke på de enkelte sager og dermed få vist alle tilhørende dokumenter og bilag i PDF-format.

Yderligere information

Hvis der er spørgsmål til enten adgangen til sager eller digital signatur, så kan Marketingkonsulent Lotte Jensen kontaktes på telefon 44 89 44 89.