Fujitsu Services

Målrettet opgraderingsprojekt i Frederiksberg Kommune

eDoc i drift.

Hellerup,Den 29. april 2004 — Det var med nerverne på højkant, at Frederiksberg Kommune den 1. april slukkede for deres hidtidige elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem - Doc2000. 400 brugere skulle et par dage efter tage et nyt system i brug – og som altid ved systemskifte, var forventningerne store. Den 5. april gik det nye system, eDoc, i luften. Overgangen gik som planlagt, og eDoc er nu i gang med at blive brugt. En glad kunde kunne nu fortælle Fujitsu, at alt var i orden. Især svartiderne var Frederiksberg Kommune tilfredse med – da disse var et af omdrejningspunkterne for projektet.

Effektiv forberedelse

Forud for systemskiftet havde en projektgruppe gennem et halvt år forberedt dagen. Det målrettede forarbejde har været med til at sikre en succesen, da alle var klar over betydning, roller og formål med projektet. Projektet var præget af det gode samarbejde parterne imellem med fokus på åbenhed og tillid. For Fujitsus vedkommende – var det især kendskabet til Frederiksberg Kommunes forudsætninger, som var afgørende.

Omfang af aftale

Løsningen baserer sig på en ny serverplatform med integration til kommunens SAN (Storage Area Network – dvs. disksystem). I forbindelse med opgraderingen til eDoc, så har Frederiksberg Kommune også valgt at forny arbejdspladserne - dels med nye pc’er og dels med et skift til både Windows XP og Office XP. Den eksisterende skannerløsning kunne man fortsætte med at bruge og konverterede derfor direkte over til eDoc. Omskolingen af brugerne er sket dels ved traditionel undervisning af superbrugere og administratorer og dels ved et e-learningsmodul i eDoc til alle øvrige brugere.

Frederiksberg Kommunes forventninger

Frederiksberg Kommune har siden efteråret 2002 indskannet og sagsbehandlet al journalpost elektronisk i Doc2000. Men i takt med udrulningen af Doc2000 har kommunen også oplevet, at Doc2000 efterhånden ikke længere kunne følge med de ønsker, man havde for den fortsatte it-mæssige udvikling af kommunens administration.

”Vores nye system, eDoc, bliver - et vigtigt omdrejningspunkt for kommunen. Med eDoc får vi en nemmere og mere sikker håndtering af vores dokumenter og dermed også en mere effektiv og serviceorienteret kommune over for borgerne. eDoc er et åbent system, hvilket vi forventer at høste nogle indlysende fordele af – i første omgang med en integration mellem eDoc og Ejendoms- og Miljødatabasen samt CVR-registret. På længere sigt forventer vi, at eDoc effektivt kan spille sammen med e-formularer, kommunens Intranet, FK-nettet, og en kommende borgerportal,” siger vicekommunaldirektør Bjørn Thomsen.

Frederiksberg Kommune er i første omgang gået i drift med eDoc i kommunens forvaltninger. I løbet af nogle måneder tager kommunen eDoc’s dagsordenssystem i brug, således at alle dagsordener og referater til udvalg, Magistraten og Kommunalbestyrelsen håndteres i eDoc. I løbet af det næste års tid skal systemet rulles ud til kommunens større institutioner.

Opgradering fra Doc2000 til eDoc

Administrerende direktør i Fujitsu, Morten Svendsen, kommenterer: ”Vi har i udviklingen af eDoc haft målrettet fokus på, at opgraderingen fra Doc2000 til eDoc skulle være enkel og succesfuld for vores kunder. Vi har med andre ord haft nogle helt klare mål med, hvordan en sådan opgraderingsproces skulle køre. Det skulle give vores kunder mulighed for let at udnytte fremtidens teknologi. Projektet i Frederiksberg Kommune cementerer succesen med denne målsætning.”

Næste skridt

Allerede nu er der taget tilløb til at udvide projektet. Sammen skal Fujitsu og Frederiksberg Kommune i den kommende i gang med at diskutere næste fase. Det er bl.a. planen, at få drøftet integrationer til en række fagsystemer, samspillet mellem FK-nettet og eDoc og udrulningen til de større kommunale institutioner på Frederiksberg. Desuden overvejer man i kommunen aktuelt, om man også skal arbejde med byggesager i eDoc.

Yderligere information

Hvis du er interesseret i at få mere at vide om projektet, så kan du kontakte følgende personer:

---

Pressekontakt