Case: Frederiksberg Kommune

Det var med nerverne på højkant, at Frederiksberg Kommune slukkede for deres hidtidige elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem - Doc2000. 400 brugere tog et par dage efter implementeringen det nye system i brug – og som altid ved systemskifte, var forventningerne store. Den 5. april 2004 gik det nye system, eDoc, i luften. Overgangen fra Doc2000 til eDoc gik som planlagt, og eDoc er nu i gang med at blive brugt. En glad kunde kunne fortælle Fujitsu, at alt var i orden. Især svartiderne var Frederiksberg Kommune tilfredse med – da disse var et af omdrejningspunkterne for projektet.

Effektiv forberedelse
Forud for systemskiftet havde en projektgruppe gennem et halvt år forberedt implementeringen. Det målrettede forarbejde har været med til at sikre succesen, da alle var klar over betydning, roller og formål med projektet. Projektet var præget af et godt samarbejde parterne imellem med fokus på åbenhed og tillid. For Fujitsus vedkommende – var det især kendskabet til Frederiksberg Kommunes forudsætninger, som var afgørende.

Omfang af aftale
Løsningen baserer sig på en ny serverplatform med integration til kommunens SAN (Storage Area Network – dvs. disksystem). I forbindelse med opgraderingen til eDoc, så valgte Frederiksberg Kommune at forny arbejdspladserne - dels med nye pc’er og dels med et skift til både Windows XP og Office XP. Den eksisterende scannerløsning kunne man fortsætte med at bruge og konverterede derfor direkte over til eDoc. Omskolingen af brugerne er sket dels ved traditionel undervisning af superbrugere og administratorer og dels ved et e-learningsmodul i eDoc til alle øvrige brugere.

Frederiksberg Kommunes forventninger
Frederiksberg Kommune har siden efteråret 2002 indscannet og sagsbehandlet al journalpost elektronisk i Doc2000. Men i takt med udrulningen af Doc2000 har kommunen også oplevet, at Doc2000 efterhånden ikke længere kunne følge med de ønsker, man havde for den fortsatte it-mæssige udvikling af kommunens administration.

eDoc, er blevet - et vigtigt omdrejningspunkt for kommunen. Med eDoc får Frederiksberg Kommune en nemmere og mere sikker håndtering af deres dokumenter og dermed bliver kommune også mere effektiv og serviceorienteret over for borgerne. eDoc er et åbent system, hvilket gør, at det er muligt at opnå flere fordele – i første omgang med en integration mellem eDoc og Ejendoms- og Miljødatabasen samt CVR-registret. "På længere sigt forventer vi, at eDoc effektivt kan spille sammen med e-formularer, kommunens Intranet, FK-nettet, og en kommende borgerportal,” siger vicekommunaldirektør Bjørn Thomsen.

Frederiksberg Kommune startede med at bruge eDoc i driften indenfor kommunens forvaltninger. Efter nogle måneder tog kommunen eDoc's dagsordenssystem i brug, således at alle dagsordener og referater til udvalg, Magistraten og Kommunalbestyrelsen håndteres i eDoc. I løbet af det første år blev systemet også aktivt i kommunernes større institutioner.

Opgradering fra Doc2000 til eDoc
Fujitsu udviklede eDoc med målrettet fokus på, at opgraderingen fra Doc2000 til eDoc skulle være enkel og succesfuld for kunderne. Der har været helt klare mål fra starten med hvordan en sådan opgraderingsproces skulle forløbe, fordi det skal være nemt for kunderne at udnytte fremtidens teknologi. Projektet i Frederiksberg Kommune cementerer succesen med denne målsætning.