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Stapelvorbereitung

Beim Scannen eines Dokumentenstapels ist hohes Augenmerk auf eine Vorbereitung des Stapels zu legen. Gute Vorbereitung kann helfen optimale Bildqualität, stetigen Papiereinzug und damit hohen Durchsatz an verscannten Dokumenten zu gewährleisten; somit können geringe Scanqualität, Papierstaus, der gleichzeitige Einzug mehrerer Seiten und versehentliche Beschädigung des Geräts vermieden werden.

Richtige Vorbereitung eines Dokumentenstapels beinhaltet:

  • Entfernung aller Heftklammern Remove staples
  • Entfernung aller Büroklammern
  • Entfernung aller Haftnotizen
  • Glätten Sie die Ecken des Dokuments, welche von Klammern beschädigt, geknickt oder verknittert sind (sogenannte „Eselsohren“). Eine ebenfalls gute Lösung ist das Abschneiden eben dieser Dokumentecken, wenn dies bezogen auf das Dokument und seinen Eigentümer akzeptabel ist.
  • Wenn möglich, versuchen Sie Dokumente gleicher Größe und Beschaffenheit in einem Stapel zusammenzufassen.
  • Wenn Sie Stapel von Dokumenten unterschiedlicher Größe und Beschaffenheit verarbeiten wollen, achten Sie bitte auf die gleichmäßige Ausrichtung jedes einzelnen Dokuments bezogen auf die Anlegekante.
  • Fan the paper
  • Lockern Sie den Stapel mit beiden Händen auf, um Luft zwischen die einzelnen Seiten gelangen zu lassen, und ordnen Sie dann den Stapel, indem Sie diesen mehrmals mit der Stapelkante auf einen Tisch oder eine andere gerade Fläche klopfen. Dies hilft Staub, Papierschnipsel und andere Fremdkörper zu entfernen, und verhindert somit, dass solche ins Innere des Scanners gelangen und das Gerät eventuell beschädigen. Zudem sorgt diese Vorbereitung für gleichmäßige Ausrichtung jedes einzelnen Dokuments und folglich für den passgenauen Einzug der einzelnen Seiten. Die Kante, welche zuerst in den Scanner eingezogen werden soll, sollte auch die sein, entlang derer Sie den Stapel durch das Klopfen auf eine ebene Fläche ausgerichtet haben.
  • Wenn sich in dem zu verarbeitenden Stapel Dokumente in schlechtem Zustand (z.B. stark verknittert, mit zahlreichen „Eselsohren“, gerissen oder anderweitig beschädigt) befinden, ziehen Sie in Erwägung das Dokument so zu drehen, dass der intakte Dokumententeil zuerst in den Scanner eingezogen wird.
  • Das Scannen von chemisch behandeltem Papier, wie kohlenstofffreiem oder auch „NCR-Papier“ genanntem, sollte mit großer Sorgfalt erfolgen. Wenn möglich, verarbeiten Sie kohlenstofffreies Papier gebündelt in einem Durchgang und reinigen nach diesem den Scanner gründlich. Legen Sie Ihr Augenmerk dabei besonders auf alle Gerätebereiche aus Gummi, wie Verschleißteile (Gummirollen, etc.)
  • Der letzte vorbereitende Schritt vor der Stapelverarbeitung sollte das Einrichten der „Ultrasonic Multi-feed detection“ sein. Entsprechend der Art der zu scannenden Dokumente richtig konfiguriert, erkennt diese Funktion den gleichzeitigen Einzug mehrerer Seiten und regelt den Umgang mit einem solchen Fall (z.B. wird diese Situation ignoriert oder an die Qualitätskontrolle weitergeleitet). Diesbezügliche Einstellungen können über die “Software Operation Panel” Software, über die Benutzerschaltfläche (bei Produktions-Scannern) oder Ihre Scansoftware (z.B. PaperStream Capture), sofern sie dergleichen Funktionen unterstützt, vorgenommen werden.