Anforderung
Aufgrund von Gesetzen, Verordnungen und Regeln müssen Behörden und Unternehmen große Mengen von Belegen verwalten und über Jahrzehnte hinweg lesbar aufbewahren. Elektronische Dokumente optimieren bisherige Verwaltungsprozesse nachhaltig. Auch deren Integrität und Authentizität müssen vor Gericht oder gegenüber autorisierten Prüfern belegt werden können. Die hierfür notwendigen Schutzverfahren sollen günstig, verlässlich und einfach in vorhandene Strukturen integrierbar sein und Anwendern eine zukunftssichere Beweiswerterhaltung garantieren auch ohne spezielle Kenntnis der dazu benötigen Verfahren und Technologien.
Lösung
Fujitsu und OpenLimit führen die Archivierung von Dokumenten und deren dauerhafte Beweiswerterhaltung in einer kostengünstigen und wartungsfreundlichen Lösung zusammen. Die SecDocs Archiv-Middleware legt die Dokumente unter Verwendung von Speichersystemen in standardisierter Form ab, so dass die Objekte langfristig lesbar und migrierbar sind. Werden elektronisch signierte Dokumente mit SecDocs archiviert, so übernimmt das System die notwendige Beweiswerterhaltung. Die hiefür notwendige Prüfung verwendeter Signaturen übernimmt SecDocs ebenso automatisiert und verlässlich wie die Übersignatur mit zukunftssicheren Algorithmen.
Nutzen
Die Bindung von gerichtsverwertbaren Beweiswerten an das Dokument erfolgt in einer kostengünstigen, integrierten Lösung auf Basis offener Standards. Proprietäre und teure Systeme zur Beweiswertsicherung werden überflüssig, Migrationen und Nachsignierprozesse stark vereinfacht - und der gesamte Administrationsaufwand damit erheblich geringer als zuvor. Auch Papierarchive können deutlich reduziert werden oder ganz entfallen. Zudem wird über eine serviceorientierte Architektur (SOA) eine hohe Interoperabilität mit vorhandenen Fachverfahren und Infrastrukturen gewährleistet.
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