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Scannen in Microsoft Share Point

Übersicht

Informationsmanagement-Systeme machen es erforderlich, dass ihre Benutzer bereit sind, solche Systeme und ihre Speicher freizugeben, zu verwenden, instand zu halten und zu verwalten. Um von der größeren Gemeinschaft der internen Wissensarbeiter akzeptiert zu werden, muss ein solches System den einzelnen Benutzer unterstützen, indem es einen schnellen und einfachen Zugriff auf die relevanten Informationen bietet.


Der erste Schritt beim Aufbau eines effizienten Systems sind die Daten – insbesondere aber die Dokumentensammlung. Auch wenn interne Unternehmensdokumente meist digital erstellt werden und während ihrer Lebensdauer nur digital vorgehalten werden, basiert immer noch ein erheblicher Teil der externen Kommunikation auf Papierdokumenten. Schecks, Rechnungen, Formulare, Briefwechsel usw. müssen zunächst digitalisiert werden, um ihren jeweiligen informativen Wert in elektronische Archive und Portale einspeisen bzw. solche Inhalte in elektronisch unterstützten Arbeitsabläufen erneut nutzen zu können.


Jedes ECM-System, wie z. B. Share Point, muss die Möglichkeit zur Einbindung von Informationen aufweisen, unabhängig vom Quellmedium. Die Kombination mit Fujitsu-Dokumentenscannern hilft dabei, die Brüche innerhalb der genutzten Medien im Lebenszyklus von Informationen zu bewältigen. Darüber hinaus verleiht es dem Medium „Papier“ und den darauf enthaltenen Informationen einen Mehrwert, sofern sie gescannt und erfasst werden:


  • Erfüllung rechtlicher und unternehmensinterner Anforderungen
  • Senkung der Verarbeitungskosten
  • Erhöhte Produktivität
  • Reduzierung der Bearbeitungszeit
  • Höhere Verarbeitungsqualität

Share Point bietet die Plattform für eine produktivere Nutzung von Informationen, z. B. für die Geschäftsprozessoptimierung, visuelle Referenz, Zusammenarbeit und einfachen Zugriff auf Dokumente. Der entscheidende Faktor von Share Point ist jedoch die schnelle und simultane Nutzbarkeit von Dokumenten, Informationen und Daten durch verschiedene Benutzergruppen für diverse betriebliche Zwecke, was jetzt auch Papierdokumente mit einschließt.


Schneller Überblick

Der Share Point Connector zum Scannen in Share Point ermöglicht das direkte und intelligente Importieren (vollständig mit Indexdaten) von Dokumenten in mehrere lokale oder Remote Share Point-Server.


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Betrieb

Sobald gescannte Bilder für den Import verfügbar sind, wird der Share Point Connector eingeblendet und ermöglicht es dem Benutzer, den Share Point-Server auszuwählen, in den er importieren möchte.

Der Share Point Connector kommuniziert anschließend direkt mit diesem Server, um die verfügbaren Share Point „Dokumentbibliotheken“ einzurichten, damit Importe akzeptiert werden können.

Gleichzeitig fragt es die Indexinformationen ab, die die ausgewählte Share Point „Dokumentbibliothek“ anfordert, bevor ein Dokument importiert werden kann, und sammelt sie.


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Sobald der Benutzer die gewünschte „Dokumentbibliothek“ auswählt, wird er von einem Flyout-Fenster (das Index-Fenster) aufgefordert, die erforderlichen Index-Informationen bereitzustellen.


Sobald die Indexdaten eingegeben und akzeptiert wurden, wird das Dokument automatisch und nahtlos an den Share Point-Server übertragen.

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Fujitsu unterstützt schon seit langem den einfachen Upload von Papierdokumenten in Microsoft Share Point Portal-Lösungen. Jetzt verleiht dieser Share Point Connector diesem Verfahren eine neue Dimension, da es über das einfache Scannen und den anschließenden manuellen Datentransfer hinausgeht. Jetzt können Sie den entsprechenden Share Point-Server und die Bibliothek auswählen und erhalten im Handumdrehen alle Indexfelder, die für die entsprechende Bibliothek eingerichtet wurden. Sie geben die Indexinformationen ein und übertragen anschließend ein geeignetes Dokument, das andere einfach mithilfe der üblichen Share Point-Suchroutinen finden können.


Fujitsu-Dokumentenscanner ermöglichen den schnellen Zugang von Papierdokumente zu Share Point.

Alle Namen, Herstellernamen, Marken- und Produktbezeichnungen unterliegen besonderen Schutzrechten und sind die Marken des Herstellers und/oder eingetragene Marken der jeweiligen Eigentümer. Alle Angaben sind unverbindlich. Technische Daten können ohne vorherige Mitteilung geändert werden.

Support

Unterstützte Scanner

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