Von Lasten entlasten
Business Process Outsourcing erreicht Personalabteilungen
Zunehmender Wettbewerbsdruck, steigende Komplexität und Dynamik sowie der wachsende Qualitätsdruck am Markt zwingen Unternehmen, die Effizienz ihrer Leistungserstellung zu verbessern und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu stärken.
Um dem internen Kostendruck zu begegnen und die Flexibilität am Markt zu gewährleisten, lagern immer mehr Unternehmen Strukturen und Prozesse im Zuge von Reorganisations-Projekten an externe Dienstleister aus. Im Rahmen dessen haben Industrieunternehmen ihre Fertigungstiefe in den vergangenen zwei Jahrzehnten kontinuierlich verringert, teilweise bis unter 25 Prozent.
Mit dem Business Process Outsourcing von Personaldienstleistungen hat das Outsourcing die Personalverwaltungen erreicht.
Wie wirksam der Hebel ist, der sich an die vielfach sehr zeitaufwändigen Verwaltungstätigkeiten im Personalbereich anlegen lässt, haben viele Unternehmen erkannt. In der Personalarbeit binden diese Tätigkeiten bis über 60 Prozent der täglichen Arbeitszeit. Gegenüber den Kosten für die Eigenleistung können Outsourcing-Anbieter durch Synergien und Prozessbündelungen die gleichen Leistungen rund 20 bis 30 Prozent billiger anbieten.
Kostenreduzierung durch Skalierungseffekte und eine optimale Aufgabenverteilung
Bisher sind es vor allem ITServices zur Bereitstellung von Personaldienstleistungen wie IT-Betrieb und Application Management sowie Leistungen rund um die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die ausgelagert werden. Diese Prozesse weisen einen hohen Standardisierungsgrad auf und erfordern nur selten unternehmensspezifisches oder strategisches Know-how - eine optimale Voraussetzung, um diese von einem externen Dienstleister erbringen zu lassen.
Besonders in der IT-Abteilung liegt ein erheblicher Anteil des Optimierungspotenzials verborgen, da das spezifische Know-how für die Personal-Software bei einem Unternehmen nur mit hohem Aufwand vorzuhalten ist, während es bei einem Outsourcing-Anbieter zu den Kernkompetenzen gehört und durch die Betreuung vieler Systeme weniger Kosten für den einzelnen Kunden verursacht.
Verwaltungstätigkeiten können BPO-Anbieter zu niedrigeren Kosten als im internen Betrieb anbieten, da sie Skalierungseffekte nutzen. Die Hebel sind vor allem geringere Personalkosten, eine optimale Aufgabenverteilung entsprechend der Qualifikationen sowie eine höhere Effizienz.
Business Process Outsourcing von Personaldienstleistungen bietet Unternehmen neben Kostensenkungen und der Umwandlung von Fixkosten in variable Kosten einen weiteren wesentlichen Vorteil: Die qualifizierten Mitarbeiter können mehr Zeit den wertschaffenden strategischen Aufgaben widmen, welche detaillierte Kenntnisse der Firmenbesonderheiten erfordern und deshalb immer im eigenen Unternehmen verbleiben sollten.
Wertschöpfungspotenzial liegt in den strategischen Aufgaben
Stand heute verbringen Personalverantwortliche den überwiegenden Teil ihrer Arbeit mit Personalverwaltungstätigkeiten. Sie kümmern sich um Lohn- und Gehaltsabrechnungen, erstellen Bescheinigungen, aktualisieren Personalstammdaten, bearbeiten Reisekostenabrechnungen und vieles mehr.
Strategische Aufgaben wie Mitarbeiteraus- und Weiterbildung, die Bindung der Mitarbeiter mit hohem Potenzial oder die Entwicklung der Führungskräfte werden unter dem Druck der täglichen Verwaltungsaufgaben vernachlässigt. Dabei sind es gerade diese strategischen Personalaufgaben, die für den Unternehmenserfolg einen hohen Beitrag leisten. Sie schaffen Wettbewerbsvorteile und beeinflussen mittelbar oder unmittelbar wichtige Erfolgskennzahlen des Unternehmens wie die Produktivität oder die Qualität der Produkte und Dienstleistungen.
Gerade angesichts der großen Herausforderungen, die der Markt vielen Unternehmen stellt, wird die strategische Personalarbeit immer stärker zum Differenzierungs- und Erfolgsfaktor für die Unternehmen: Wer die besseren und besser motivierten Mitarbeiter beschäftigt, agiert erfolgreicher am Markt.
