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  4. ScanSnap Case Study: Rechtsanwalt Dr. Kaulfuß

Dr. Marc André Kaulfuß

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Branchen:

  • Diversified Services

Offering Gruppe:

  • Scanners

Solution Gruppe:

  • Imaging Solutions

Regionen:

  • Deutschland

Herausforderungen:

  • Umsetzung gesetzlicher Anforderungen
  • Eine Lösung statt Arbeit mit unterschiedlichen Medien und Programmen
  • Nahtlose Integration in bestehende Dokumentenmanagement-Systeme

Nutzen:

  • Effizientere Arbeitsprozesse mit Hilfe der Volltextsuche
  • Hohe Leistung und zugleich einfache Bedienung
  • Statt Aktenordner digitale Dateien, dadurch weniger Büroraum nötig

Elektronische Akte für Strafsachen

Dr. Marc André KaulfußDr. Marc André Kaulfuß ist Fachanwalt für Strafrecht und längst von den Vorteilen der elektronischen Akte überzeugt. (Quelle: Dr. Marc André Kaulfuß)

Die elektronische Akte für Strafsachen wird kommen. Bis zum 1. Januar 2017 soll sie verbindlich und flächendeckend eingeführt werden. Dr. Marc André Kaulfuß ist schon heute darauf vorbereitet. Der Fachanwalt für Strafrecht setzt sich bereits seit Beginn seiner anwaltlichen Karriere 2001 mit der digitalen Akte auseinander. 2006 entschloss er sich, die fast 100 Ordner eines komplexen Umfangsverfahrens komplett zu digitalisieren – und damit die E-Akte innerhalb der Kanzlei einzuführen. Heute hält Kaulfuß regelmäßig Vorträge zur elektronischen Strafakte und gibt sein umfassendes rechtliches und technisches Wissen an Kollegen weiter. Sein Tipp: Aufgrund seiner positiven Erfahrungen empfiehlt der überzeugte Mac-Nutzer als IT-Lösung die ScanSnap-Scanner der Fujitsu-Tochter PFU, wenn es um eine schnelle und unkomplizierte Digitalisierung der Papierakten geht.

Es ist keine Seltenheit, dass die Akte eines so genannten Umfangsverfahrens mehrere Zehntausend Seiten umfasst. Denn die Verfahren zu Organisationsdelikten sowie Wirtschafts- und Steuerstrafverfahren zeichnen sich durch besonderen Umfang oder Komplexität des Sachverhalts aus. Staatsanwaltschaften und Gerichte gehen daher verstärkt dazu über, Akteneinsicht mittels Datenträger zu gewähren. Dennoch, die Unterlagen treffen bei den Rechtsanwälten häufig noch immer als Papierberge in Umzugskartons ein. Frühestens ab 2017 können Anwälte damit rechnen, die angeforderten Informationen in jedem Fall als Dateien zu erhalten.

Dabei haben digitale Akten nicht nur den Vorteil der schnelleren Übermittlung: Die zuständigen Rechtsanwälte können die Aktenberge in elektronischer Form auch deutlich zügiger und effizienter bearbeiten. Eine deutliche Vereinfachung ist beispielsweise die Volltextsuche, etwa innerhalb einzelner PDF-Dateien oder eines erstellten Suchindexes. Das erspart beim Durcharbeiten großer Aktenberge enorm viel Zeit, während sich der Aufwand für die Digitalisierung in Grenzen hält. Dr. Marc André Kaulfuß, Fachanwalt für Strafrecht in Essen, weiß aus der Praxis: „Ist der Scan-Prozess einmal eingerichtet, dauert das Scannen nach meiner Erfahrung nicht länger als das Kopieren. Ein großer Vorteil, gerade wenn die Frist für die Rücksendung der angeforderten Akten sehr eng ist. So können Anwender die Dokumente in kurzer Zeit einscannen, zurückschicken und erst danach in durchsuchbare pdf-Dateien umwandeln.“ Ein weiterer Vorteil: Auch E-Mails lassen sich problemlos in die E-Akte integrieren. Der Ausdruck für die Papierakte entfällt. Die medienbruchfreie Bearbeitung reduziert nicht nur die Druckkosten, sondern auch den Platzbedarf. Kaulfuß rechnet vor: „Statt großer Stellflächen für die Papierberge benötigt ein digitaler Aktenbestand nur noch ein bis zwei Quadratmeter Platz für ein Festplattensystem mit professioneller Backup-Lösung. Arbeitet man konsequent digital am Bildschirm, entfallen auch wesentliche Papier- und Tonerkosten. Neben Kostenreduzierung auch eine Entlastung für die Umwelt.“

Kaulfuß erinnert sich an seinen papierlastigen Alltag vor der Einführung der elektronischen Akte: „Ich hatte Unmengen von Klebzetteln in den zu bearbeitenden Akten. Parallel erstellte ich Word- oder Excel-Dateien, um wichtige Punkte zur Akte sowie die jeweiligen Seitenzahlen festzuhalten. Zur Aktenstrukturierung setzte ich teilweise zusätzlich Mindmaps ein.“ Diese Arbeitsweise mit unterschiedlichen Medien kostete den Rechtsanwalt viel Zeit. Zudem war es schwierig, den Überblick über die Aktenberge zu behalten – insbesondere auch, weil in der Regel zu jedem Verfahren ein Teil der Informationen auf Papier und ein anderer Teil digital vorlagen.

Die Gesetzeslage

Bereits im Sommer 2007 hatte die Große Strafrechtskommission des Deutschen Richterbundes in ihrem Gutachten ein positives Votum zur Einführung der E-Akte in Strafsachen abgegeben. Bis 2011 arbeitete die vom Bundesjustizministerium eingesetzte Projektgruppe "Elektronische Akte in Strafsachen“ an einem entsprechenden Gesetzesentwurf.

Inzwischen wurde diese Aufgabe dem Referat R B 2 des Ministeriums übertragen. Anfang Juni 2012 stellten die Verantwortlichen einen Diskussionsentwurf vor. Danach soll die bisher nicht vorgesehene elektronische Aktenführung im Gesetz verankert und die E-Akte in Strafsachen bis zum 1. Januar 2017, mit einer Übergangsfrist zur Weiterführung der Papierakte bis zum 1. Januar 2020. verbindlich und flächendeckend eingeführt werden. Zu den Fürsprechern gehört auch der Verein Isparat e.V., Interdisziplinäre Studien zu Politik, Administration & Technologie: „Die elektronische Aktenführung und Kommunikation in Strafsachen einzuführen und zu erleichtern ist nachhaltig zu begrüßen, da hierdurch Kommunikationshürden abgesenkt und Kompatibilitätsprobleme zwischen elektronischen und papierbasierten Akteninhalten vermieden werden.“

Experten empfehlen, bereits vor der gesetzlich festgelegten Einführung die Weichen in Richtung E-Akte zu stellen. So können die Anwender frühzeitig Erfahrungen sammeln und die digitale Version im Praxisbetrieb erproben. Auch Dr. Kaulfuß rät, „den Einsatz der E-Akte vor dem Amtsgericht zu testen und zu üben, bevor es zur Kammer oder zum Senat geht.“

Ein klares Urteil

Ein klares Urteil Auf der Suche nach der geeigneten Scan-Lösung legte Kaulfuß vor allem Wert auf die einfache Übernahme der gescannten Dokumente in das eigene Computersystem und das Dokumentenmanagement. Zudem sollten die Geräte zwar leistungsfähig, aber doch so einfach zu bedienen sein, dass sich auch technisch weniger versierte Kollegen schnell damit zurechtfinden können. Und nicht zuletzt musste sich die Digitalisierungslösung nahtlos an Dokumentenmanagement-Programm DevonThink Pro Office anbinden lassen, mit dem der Strafverteidiger seine komplexen Strafakten verwaltet.

Schließlich fiel die Wahl auf die Scan-Lösungen der Fujitsu-Tochter PFU, die mit ihrem einfachen Bedienkonzept per Knopfdruck bestechen. Von seiner Entscheidung für die ScanSnap-Reihe ist Kaulfuß auch noch aus einem anderen Grund überzeugt: „Die ScanSnap-Software deckt aus meiner Sicht mittlerweile alle denkbaren Arbeitsprozesse ab und lässt sich perfekt in DevonThink Pro Office anbinden. Über die Jahre hat sich gezeigt, dass die ScanSnap-Scanner absolut zuverlässig arbeiten, kaum Wartungsaufwand verursachen und denkbar einfach in der Handhabung sind.“

Der Prozess für die Digitalisierung der Akten ist in seiner Kanzlei langjährig erprobt und verfeinert: Im Sekretariat scannen die Mitarbeiterinnen eingehende Akten zentral ein. Anschließend sortiert Kaulfuß die Dateien in das Dokumentenmanagementsystem: „Je nach Komplexität kann das eine einfache Ordnerstruktur sein, beispielsweise für Strafakten beim Amtsgericht, die in der Regel 100 bis 200 Seiten umfassen. Bei umfangreicheren Fällen mit mehreren Tausend Seiten integriere ich die Dateien in DevonThink Pro Office. Seit Anfang des Jahres gehe ich sogar dazu über, die komplette Eingangspost einscannen zu lassen und meine Handakten soweit wie möglich elektronisch zu führen.“ Über ein Backup-System sind die E-Akten auf mehreren Festplatten gesichert. Im Gericht nutzt der "Überzeugungstäter" eine mobile Festplatte mit doppelter Passwort-Verschlüsselung, über die auch die jeweiligen Datencontainer gesichert sind.

„Auch eine tausend Kilometer lange Reise beginnt mit dem ersten Schritt“

Mit diesem bekannten chinesischen Sprichwort verweist Kaulfuß in seinen Vorträgen auf den nicht zu unterschätzenden Aufwand, den die Umstellung auf die elektronische Akte mit sich bringt. Dieser lässt sich jedoch mit der passenden Scan-Lösung minimieren. Grundsätzlich kommen mehrere Optionen in Betracht: „Möglicherweise lässt sich der vorhandene Kopierer als Scanner aufrüsten“, nennt Kaulfuß eine Option und weist auf typische Stolperfallen hin: „Die Verantwortlichen sollten allerdings sicherstellen, dass die gescannten Dateien durchsuchbar sind. Zudem gilt es abzuklären, ob möglicherweise Lizenzgebühren seitens des Software-Herstellers für die erweiterte Nutzung des Kopierers anfallen.“

„Um die Tagespost und kleinere Papiermengen zu digitalisieren, haben sich die Fujitsu ScanSnap-Systeme S1500M – das ‚M‘ steht hier für Mac – und S1300i bewährt“, berichtet Kaulfuß aus der Praxis. Klaus Schulz, Manager Product Marketing EMEA, PFU Imaging Solutions GmbH, erläutert eine wichtige Funktion des ScanSnap S1300i: „Mit der Universal-Schnittstelle ‚Scan-to-Folder‘ können Anwender Dokumente an andere Anwendungen oder Services transferieren, wie zum Beispiel im Fall von Dr. Kaulfuß in DevonThink Office Pro. Einzige Voraussetzung: Sie müssen PDF- oder JPG-Dateien öffnen oder Grafiken importieren können.“

Auch das jüngste Familienmitglied der ScanSnap-Reihe, den ScanSnap iX500, hat der Rechtsexperte schon intensiven Praxistests unterzogen. Damit lassen sich die gescannten Dokumente sogar direkt in ein Smartphone oder Tablet ausgeben, und zwar sowohl in ein iOS-basiertes als auch in ein Android-Gerät. „Der ScanSnap iX500 ist besonders für Unternehmen oder auch Freiberufler besonders geeignet, die mit einer hoch professionellen Dokumentenerfassungslösung ihre Geschäftsprozesse digitalisieren oder auf elektronische Akten umstellen wollen“, ergänzt Klaus Schulz.

Durchsuchungsbefehl für Akten

Bei der Suche nach dem richtigen Programm und dem richtigen Dateiformat ist vor allem eines entscheidend: Nach dem Digitalisieren müssen die erzeugten Scan-Bilder in durchsuchbare Text-Dateien umgewandelt werden – ein Schritt, den die Scan-Snap-Lösung automatisch schon beim Einscannen vornimmt. Möglich macht dies eine Software, die OCR (Optical Character Recognition) beherrscht. Sie sorgt nicht nur für die optische Zeichenerkennung, sondern korrigiert auch fehlerhaft erfasste Zeichen.

Die oben vorgestellten ScanSnap-Lösungen sind standardmäßig mit der Texterkennungssoftware Abbyy Fine Reader für Mac und PC ausgestattet. Damit können Anwender nicht nur durchsuchbare PDF-Dateien erstellen, sondern gescannte Dateien auch direkt an Word oder Excel senden. Auf diesem Weg lässt sich beispielsweise eine Tabelle aus einer Steuer- oder Wirtschaftsstrafsache zur Prüfung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit per Mausklick in eine eigene Excel-Tabelle überführen. Das spart viele Stunden Arbeitszeit für das Abtippen oder Diktieren.

(Querverweis: Für weitere technische Informationen zur Acrobat-Produktfamilie, zum Aufbau einer E-Akte inkl. Checkliste für den Prozess siehe Vertiefungshinweise und Anregungen von Dr. Kaulfuß „Arbeiten mit der elektronische Akte“.)

Sicherheitsverwahrung für die Daten

Dass für E-Akten ebenso hohe Sicherheitsstandards gelten wie für das Papier-Pendant, versteht sich von selbst. In der Kanzlei Kaulfuß gibt es auch dafür bereits einen bewährten Prozess: Sämtliche Festplatten einschließlich der Backup-Lösung sind mit einer doppelten Passwortverschlüsselung geschützt. Für den Zugriff auf die Anwaltssoftware benötigt jeder Anwender ein Passwort, ebenso für den Zugang zu mobilen Geräten wie iPad oder iPhone.

Auch wenn mittlerweile in Umfangsverfahren die Dokumente eines Verfahrens größtenteils schon durch die Gerichte oder Staatsanwaltschaften digital aufbereitet werden, erfolgt in Einzelfällen die Akteneinsicht noch immer in Papierform vor Ort. Um in diesem Fall mehrere Hundert Seiten schnell, sicher und unkompliziert digital zu erfassen, setzt der Essener Anwalt auf den neuen ScanSnap iX500. „Die Geschwindigkeit hat meine Kollegen schlichtweg verblüfft.“ Schulz erläutert den technischen Hintergrund: „Der eingebaute GI-Prozessor beschleunigt den Scan-Vorgang und sorgt für Bilder in höchster Qualität. Zu den zahlreichen Funktionen gehört auch eine „intelligente“ Indizierung, die automatisch PDF-Schlagwörter aus markierten Textstellen eines Dokuments erzeugt und so die Suche schneller und leichter macht.“

Die E-Akte ist noch auf Bewährung

Aus technischer Sicht ist der Weg für die elektronische Akte längst frei, dennoch gibt es noch einige Einschränkungen. Zum einen bleibt bei der Volltextsuche trotz immer leistungsfähigerer OCR-Software immer eine gewisse Dunkelziffer an nicht gefundenen Quellen. Dazu ein Beispiel: Bei der Suche nach bestimmten Telefongesprächen innerhalb einer strafrechtlichen Telefonüberwachung mit mehreren Tausend Gesprächen tauchen oft nicht alle Protokolle innerhalb der Suchtreffer auf. Das liegt meist daran, dass die OCR-Software den Suchbegriff aufgrund der teils niedrigen Textqualität nicht in allen Dokumenten korrekt erfassen konnte. Auch rein handschriftliche Vermerke in den Akten können gängige OCR-Programme gelegentlich nicht vollständig übernehmen. Doch Kaulfuß relativiert: „Diese Einschränkung ist aus meiner Sicht unbedeutend, da man auch in der Papierakte Dinge überlesen kann oder diese erst spät oder möglicherweise auch gar nicht zur Kenntnis nimmt. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Akte mehrere Tausend Seiten umfasst.“

Weitere Einschränkungen für die E-Akte in Strafverfahren beruhen auf rechtlichen Vorschriften. So müssen Rechtsanwälte wie alle Steuerpflichtigen ihre Rechnungsunterlagen für die Finanzbehörden momentan noch im Original aufbewahren. Zudem sind die Strafgerichte und Staatsanwaltschaften bis zum jetzigen Zeitpunkt zum Führen einer Papierakte verpflichtet. Auch um fristwahrende Schriftsätze einzureichen, reicht ein per E-Mail versandtes elektronisches Dokument mit eingescannter Unterschrift noch nicht aus. Denn nach der bisherigen Rechtsprechung muss ein unterschriebenes Originaldokument vorhanden sein. Aus demselben Grund scheidet derzeit auch das E-Fax zur Wahrung fristwahrender Schriftsätze aus.

Auf zur nächsten Instanz

Der Verein Iparat e.V (Interdisziplinäre Studien zu Politik, Administration & Technologie) vertritt in seiner Stellungnahme zum Diskussionsentwurf über die Einführung der elektronischen Akte in Strafsachen die Meinung, dass sich „in vielen Bereichen eine elektronische Kommunikation und Dokumentenerstellung bereits durchgesetzt hat. Die elektronische Kommunikation ist zum Regelfall geworden, was die Effizienz der Bearbeitung ungemein erhöht.“
(Quelle:http://isprat.net/fileadmin/downloads/pdfs/presse/ISPRAT-Stellungnahme_Entwurf_eines_Gesetzes_zur_Einfuehrung_der_elektronischen-Akte_in_Strafsachen.pdf (79 KB)).
Dass dies der Realität entspricht, beweist Dr. Kaulfuß jeden Tag aufs Neue. Aus technischer Sicht steht dank moderner Scan-Lösungen wie der ScanSnap-Reihe von Fujitsu nichts mehr im Wege. Bleibt zu hoffen, dass die rechtlichen Hürden für die elektronische Akte in Strafsachen schon bald das Urteil „nicht mehr zeitgemäß“ erhalten und damit überwunden werden.