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  4. ScanSnap Case Study: IDL Lohnsteuerhilfe

Lohnsteuerhilfevereins IDL

Kein Freund von Papier

Branchen:

  • Financial Services
  • Government

Offering Gruppe:

  • Scanners

Solution Gruppe:

  • Imaging Solutions

Regionen:

  • Deutschland
  • Austria
  • Switzerland

Herausforderungen:

  • Das papierlose Büro
  • 1.000 bis 1.500 Dokumente pro Monat in den typischen Beratungsstellen

Nutzen:

  • Scan-to-Process: Alles im digitalen Fluss
  • Budget und Umwelt schonen

IDL Lohnsteuerhilfeverein stattet bundesweite Beratungsstellen mit leistungsfähigen Scannern aus

„Zuverlässigkeit und fachliche Kompetenz zu einem günstigen Mitgliedsbeitrag“, so lautet die Philosophie des bundesweiten Lohnsteuerhilfevereins IDL, Interessengemeinschaft der Lohnsteuerzahler e.V. Dass der Verein dieses Versprechen auch halten kann, dafür sorgen unter anderem die neu eingeführten ScanSnap S1500 Dokumentenscanner der Fujitsu-Tochter PFU: Deren Einsatz spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten – dank der digitalisierten und damit effizienteren Prozesse sowie dem reduzierten Betriebsaufwand.

Von Altenburg bis Wesel – insgesamt an 40 Orten quer durch die Bundesrepublik ist die Interessengemeinschaft der Lohnsteuerzahler e.V. (IDL) vertreten. Der Leistungsumfang des Vereins reicht von der Hilfe bei Lohnsteuerermäßigungen und Einkommensteuererklärungen über die Prüfung von Steuer-bescheiden sowie Einsprüchen bis hin zur Vertretung der Mitglieder vor dem Finanzgericht. Auch die Beratung zu steuersparenden Gestaltungsmöglichkeiten, Kindergeld-angelegenheiten oder Zulagen für Wohneigentum gehört zu den Kompetenzfeldern des IDL. Als Selbsthilfeeinrichtung für Arbeitnehmer, Rentner und Immobilienbesitzer, die nicht auf Gewinn ausgerichtet ist, steht für die IDL kosteneffizientes Arbeiten im Vordergrund. Dies war der Hauptgrund für Vorstandsmitglied René Fasching, gleich nach seiner Ernennung 2009 ein neues Projekt einzuleiten: „Ich bin kein Freund von Papier. Daher war es mir wichtig, meine Ideologie umzusetzen und ein papierloses Büro mit effizienter Arbeitsweise zu schaffen.“

Endlich: das papierlose Büro

Die Resonanz innerhalb des Vereins auf das Vorhaben von Fasching war durchwegs positiv. So beschloss der Vorstand, in allen Beratungsstellen sukzessive leistungsfähige Scanner einzuführen. Die Maßgabe lautete: Die Mitarbeiter sollten sämtliche steuerrelevante Belege und Bescheide der rund 29.000 Mitglieder künftig digital archivieren.

Die Scanner mussten daher in der Lage sein, das je nach Standort unterschiedlich hohe Scan-Aufkommen zu bewältigen. Im Schnitt sind dies etwa 1.000 bis 1.500 Dokumente pro Monat in den Beratungsstellen. In der Beratungsstelle Mönchengladbach, in der auch Buchhaltung und Lohnabrechnung angesiedelt sind, fallen im gleichen Zeitraum bis zu 2.500 Scans an. Die Wahl fiel auf die Geräte der Fujitsu-Tochter PFU: Fujitsu fi-6240 für die Beratungsstelle in Mönchengladbach und Fujitsu ScanSnap S1500 für alle anderen Standorte. „Die Geräte sind klein, platzsparend und wir können auch doppelseitige Dokumente einscannen. Besonders gut gefällt uns, dass sie sehr schnell arbeiten“, erklärt Fasching.

Scan-to-Process: Alles im digitalen Fluss

Den einzigen Haken vermutete das Vorstandsmitglied zunächst in der ScanSnap-Besonderheit, auf Twain-Treiber zu verzichten. Doch dafür fand die Lohnsteuerhilfe schnell eine gute Lösung, so dass das Bearbeiten eines Vorgangs heute in einem nahtlosen Prozess ohne Medienbrüche erfolgt: Erhält der Steuerexperte ein neues Dokument, wird dies gescannt und die erzeugte PDF-Datei auf dem Desktop abgelegt. Dabei speichern die Geräte mehrseitige Belege oder Steuerformulare in einer einzigen Datei und erleichtern so das spätere Bearbeiten. Öffnet der Mitarbeiter den Ordner des betreffenden Mitglieds und den zugehörigen Veranlagungszeitraum, kann er dort die Datei per Drag & Drop direkt in das Steuerbearbeitungsprogramm ESt-Plus NX der Firma Steuersoft GmbH archivieren. Eine kurze Bestätigung initiiert das Entfernen der Datei vom Desktop.

Mission erfüllt

Mittlerweile sind alle 40 Beratungsstellen mit den Fujitsu ScanSnap S1500 Dokumentenscannern ausgestattet. Es zeigt sich, dass seit der Einführung sowohl der Zeit- als auch der Kostenaufwand für die Bearbeitung der einzelnen Vorgänge deutlich gesunken sind. Die Zeitersparnis resultiert hauptsächlich aus den digitalisierten Akten. Die Mitarbeiter müssen Belege nicht mehr mühsam aus dicken Papierakten heraussuchen oder zu jedem Jahreswechsel neue Ordner anlegen. Bei Anfragen, beispielsweise seitens der Mitglieder oder des Finanzamts, können die Steuerfachleute per Knopfdruck auf die gewünschten Informationen zugreifen.

Im Gegensatz dazu mussten sie vor Einführung der Scanner den Arbeitsplatz verlassen, um den passenden Ordner zu holen und die Belege herauszusuchen. René Fasching erläutert die Vorteile für Mitarbeiter und Mitglieder: „Wir sind nun in der Lage, innerhalb kürzester Zeit einen Überblick über die gesamte Steuerhistorie des Mitglieds zu gewinnen, ohne uns hierfür durch Aktenberge kämpfen zu müssen. Das Handling ist für uns alle deutlich einfacher und komfortabler geworden. Und auch unsere Mitglieder profitieren, denn wir können ihnen nun schneller Auskunft geben.“

Die positive Entwicklung zeigt sich auch auf der Kostenseite. So sind mit der Einführung der Scanner die Kopiergeräte überflüssig geworden – und damit sowohl die Anschaffungs- als auch die Wartungskosten komplett weggefallen. Fasching rechnet mit einem Return on Investment in vier Jahren: „Bis dahin werden sich die Kosten für die Anschaffung der Scanner amortisiert haben. Dann wird unsere Kostenkurve deutlich sinken.“

Budget und Umwelt schonen

Zu den reduzierten Kosten trägt auch bei, dass der Papierverbrauch enorm zurückgegangen ist. Davon profitiert nicht nur das Budget für die laufenden Betriebskosten, sondern auch die Umwelt. Denn trotz digitaler Medien sind wir alle heute weit entfernt vom papierlosen Büro. Nach Angaben der Umweltstiftung WWF (World Wildlife Fund) Deutschland ist der Papierverbrauch seit 1950 um das Siebenfache gestiegen – auf 367 Millionen

Tonnen. Die Umweltorganisation rechnet bis 2015 mit einem Anstieg des weltweiten Papierverbrauchs auf 440 Millionen Tonnen. Mit rund 250 Kilo pro Kopf und Jahr verbraucht Deutschland heute so viel Papier wie Afrika und Südamerika zusammen. Die Auswirkungen auf die Artenvielfalt und den Klimawandel sind dramatisch: Da ein Großteil der Papierprodukte noch immer aus Frischfasern gewonnen wird, müssen dafür natürliche Wälder abgeholzt werden. Fast jeder zweite industriell gefällte Baum endet in einer Papierfabrik.

IDL hat mit der Einführung der Scanner also gleich mehrere Ziele erfüllt: Die Mitglieder können sich nicht nur über eine schnellere Bearbeitung ihrer Anfragen freuen, sondern auch weiterhin auf die Philosophie des Vereins „Zuverlässigkeit und fachliche Kompetenz zu einem günstigen Mitgliedsbeitrag“ bauen. Zudem erleichtern die Geräte den Arbeitsalltag der Mitarbeiter. Und nicht zuletzt hat der IDL auch für die Umwelt ein gutes Werk getan.

Die Scanner des IDL Lohnsteuerhilfevereins auf einen Blick:

  • Desktop-USB-Scanner ScanSnap S1500 von Fujitsu
  • Leistung pro Minute: bis zu 20 Seiten im Simplex-, 40 Bilder im Duplexbetrieb
  • Software Adobe® Acrobat® 9.0 Standard ermöglicht das Editieren gescannter Dokumente, die automatisch in PDF-Dateien konvertiert werden
  • ABBYY® Fine Reader für ScanSnap erzeugt durchsuchbare PDF-Dateien sowie editierbare Word-, Excel- und PowerPoint 2003-Dokumente
  • Dokumenteneinzug fasst 50 Blatt und kann unterschiedliche Stärken und Formate verarbeiten, von Visitenkarten bis DIN-A3-Seiten* (*mit Trägerblatt)
  • Zahlreiche Funktionen für die automatische Bild- und Textverbesserung, zum Beispiel Schräglagenkorrektur, Seitenzuschnitt/Auto-Cropping, Seitendrehung, Leerseitenentfernung, automatische Auflösung und intelligente Farbmodus-Erkennung
  • ScanSnap Organizer erlaubt Betrachten gescannter Dokumenteninhalte ohne vorheriges Öffnen der Datei
  • CardMinder-Software sorgt für schnelles Scannen von Visitenkarten und eine automatische Übergabe extrahierter Daten an eine Datenbankanwendung oder einen Kontaktmanager
  • QuickMenu-Funktion bietet verschiedene Verarbeitungsoptionen, etwa Scannen in ein Verzeichnis, Versenden per E-Mail, Ausdruck oder Konvertieren in eine Anwendung
  • Intelligente Funktionen wie automatische Schlüsselwortsortierung, Miniaturbild-Ansicht und intelligentes Zuschneiden oder Indizierung optimieren den Scanvorgang und die anschließende Datenverarbeitung