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Walther-Werken

Fujitsu Dokumentenscanner im Einsatz bei den
Walther-Werken

Branchen:

  • Manufacturing

Offering Gruppe:

  • Scanners

Solution Gruppe:

  • Imaging Solutions

Regionen:

  • Deutschland
  • Austria
  • Switzerland

Herausforderungen:

  • Suche nach Informationen vereinfachen
  • Direkte Einbindung in das ERP-System und zentralen Datenzugriff ermöglichen

Nutzen:

  • Optimierte Arbeitsabläufe
  • Gute Scan-Qualität
  • Sichere Dokumenterfassung und –ablage

Zeitdruck, knappe Ressourcen und Multitasking bestimmen heute unseren Arbeitsalltag. Da rauben administrative Tätigkeiten oder die Bedienung komplexer IT-Anwendungen oft wertvolle Zeit und Nerven. Die IT-Abteilung des Traditionsunternehmen Walther-Werke Ferdinand Walther GmbH, Anbieter von elektrotechnischen Komponenten und Systemen, entschied sich, die Belegschaft durch modernes Dokumentenmanagement zu entlasten. Dank dem Einsatz von 21 Dokumentenscannern im Vertrieb, Einkauf, EDV, Buchhaltung sowie Sekretariat konnten Verwaltungs- und Administrationsprozesse beschleunigt und vereinfacht werden.

Seit über 100 Jahren produzieren und vertreiben die Walther-Werke elektrotechnische Komponenten und Systeme für Elektroinstallationen. Gegründet in Grimma bei Leipzig, verschaffte sich das Unternehmen durch die Entwicklung der ersten mobilen Flachsteckvorrichtung im Jahre 1922 sowie die erste Rundsteckvorrichtung nach dem ICE 1964 Standard ein hohes Ansehen in der Branche. Heute hat das Unternehmen seinen Sitz in Eisenberg, Ortsteil Steinborn und beschäftigt deutschlandweit rund 270 Mitarbeiter. Auf über 11.500 m² Fertigungs-, Verwaltungs- und Lagerfläche werden Stecksysteme, Gebäudeinstallations- sowie Gebäudeautomationssysteme gefertigt. Das Tochterunternehmen Bosecker in Zittau produziert Stromverteiler für den Außenbereich, Trafo-Kompaktstationen, Ladesteckvorrichtungen und Stromtankstellen für Elektrofahrzeuge. Um weiter am Puls der Zeit zu sein, entwickeln die Mitarbeiter der Walther-Werke in enger Zusammenarbeit mit dem Elektro-Fachgroßhandel, dem Elektro-Handwerk, der Industrie sowie Planern die Produkte stets weiter und achten dabei auf höchste Design-Qualität.

Auf dem Weg zum papierlosen Büro

Um gerade in wirtschaftlich turbulenten Zeiten mit den Herausforderungen Schritt zu halten, müssen in einem mittelständischen Betrieb sämtliche Prozesse möglichst effizient funktionieren. Es ist oft Aufgabe der IT-Abteilung die Mitarbeiter von zeitintensiven administrativen Tätigkeiten zu entlasten, so dass sie sich auf ihre Kerntätigkeit konzentrieren können. Ständige E-Mail-Korrespondenz, die Bedienung verschiedener Computerprogramme und ein schneller und hoher Datentransfer bestimmen heute unseren Arbeitsrhythmus. Doch auch im Jahr 2010 laufen noch nicht alle Prozesse digital und das papierlose Büro bleibt weiterhin Zukunftsmusik. Denn gesetzliche Bestimmungen zu langjährigen Nachweispflichten wichtiger Dokumente wie Rechnungen, Bestätigungen, Verträge oder Ausschreibungen werden oft noch in Aktenordnern - alphabetisch und nach Kalenderjahren geordnet - archiviert. Die papierbasierte Administration ist jedoch zeitaufwendig, funktioniert ausschließlich dezentral und lässt sich mit den digitalen Arbeitsprozessen nur noch schwer vereinbaren.

Um bei den Walther-Werken die kosten- und zeitintensive Sicherung und Archivierung von Informationen schnell, sicher und vor allem wirtschaftlich zu unterstützen, müssen zahlreiche wichtige Dokumente digitalisiert werden – Lieferanten- und Kundenverträge, Anlagen, Bestellungen, Rechnungen, relevante Infopost und vieles mehr. Daher entschied sich die IT-Abteilung unter der Führung von Silke Ridener für den Einsatz von mehreren Dokumentenscannern.

Die Auswahl der richtigen Scantechnologie

Eine Ist-Analyse ist bei der Anschaffung eines Dokumentenscanners unumgänglich. Hilfreiche Fragen sind zum Beispiel: Welche Dokumente gibt es? Woher kommen die Dokumente? Welche Ablagesysteme gibt es? Und wer hat Zugriff auf die Dokumente?

Für den Einsatz am Arbeitsplatz sollten Scanner sämtliche Dokumente schnell in hoher Qualität digitalisieren, ohne viel Speicherplatz zu beanspruchen. Anders als bei Flachbettscannern für den Heim- oder Desktop Publishing-Gebrauch werden Dokumente mit Auflösungen zwischen 150 und 300 dpi bei einer Farbtiefe von 24 Bit gescannt. Erhöhen sich Auflösungs- und Farbtiefenwerte, so erhöht sich auch der Speicherbedarf exponentiell. Dabei gibt es jedoch keinen erkennbaren Zusatznutzen. Entscheidend für den hektischen Büroalltag ist vor allem der Bedienkomfort des eingesetzten Scanners. Funktionen wie automatischer Bildzuschnitt, automatische Schräglagenkorrektur und Seitendrehung der Vorlage minimieren den Aufwand für ein optimales Scan-Ergebnis. Softwarefunktionen unterstützen die selektive oder dynamische Anpassung der Scan-Einstellungen für jedes Dokument. Das Ergebnis: eine einwandfreie elektronische Abbildung ohne großen Eigenaufwand.

In den Walther-Werken fällt täglich ein Papiervolumen zwischen 300 - 500 Dokumenten an. Dabei müssen unterschiedliche Auflösungen und Farbmodi beachtet werden. „Die Scanner, die wir suchten, sollten schnell, zuverlässig und leicht zu bedienen sein. Außerdem war uns eine kompakte Größe der Geräte wichtig, um möglichst wenig Stellplatz zu verbrauchen“, erinnert sich Silke Ridener. Die Scanner sollten Dokumente doppelseitig und Formate von Visitenkartengröße bis zu DIN A4 scannen und eine ADF-Funktion für die automatische Dokumentenzufuhr aufweisen.

„Ein Referenzkunde unseres ERP-Anbieters hat sehr gute Erfahrungen mit Fujitsu-Scannern gemacht und uns die Geräte nahegelegt“, so Ridener weiter. Daher kam es zur Anschaffung von insgesamt 21 Dokumentenscannern des Typs fi-5110C. In den Walther-Werken werden die Scanner direkt an den Arbeitsplätzen eingesetzt und überwiegend zur Archivierung genutzt. Darüber hinaus nutzen die Anwender die Scanner aber auch zur elektronischen Belegverteilung im Netzwerk, per E-Mail oder per Fax. Mit seiner kleinen Bauform sorgt dieser Scanner für professionelles Dokumentenmanagement direkt am Arbeitsplatz. Der einzelne Mitarbeiter gewinnt dadurch Zeit und kann wichtige Informationen langfristig erhalten. Die Bedienung der Hardware gelingt mit dem fi-5110C mühelos und intuitiv.

Dokument


Der Begriff des Dokuments beschränkt sich nicht nur auf Papier, sondern umfasst z.B. auch originäre Schriftstücke in Dateiform, gescannte Papierdokumente und E-Mails.

Die Einbindung in das ERP-System

Über die mitgelieferten TWAIN und ISIS Treiber können die Scanner von nahezu jeder Dokumentenmanagement-Anwendung gesteuert und problemlos in bestehende Arbeitsprozesse eingebunden werden. Das ist die Voraussetzung dafür, dass papierbasierte Informationen zuverlässig in digitale Workflows und in ERP-Systeme integriert werden können. Das Datenbankmanagementsystem ist dabei direkt an das ERP-System angeschlossen.

Die Walther-Werke verfügen über eine zentrale Serverlandschaft im Hauptwerk Steinborn mit permanenten VPN-Anbindungen an die Außenstellen Eisenberg und Zittau sowie VPN-Verbindungen zu den ausländischen Tochterunternehmen in Frankreich und den USA, die eigene Serverlandschaften administrieren. Für die Integration der Dokumentenscanner in die IT-Infrastruktur wurde eine lokale Verbindung zwischen Client und Scanner via USB hergestellt. Zwei Personen aus der EDV-Abteilung sowie externe Dienstleister im Netzwerk- und ERP-Bereich betreuten den Einsatz, unter der Projektleitung von Silke Ridener. Die Implementierung dauerte insgesamt rund drei Monate. Dabei kam der Integration der Scanner mit dem ERP-System besondere Aufmerksamkeit zu. In enger Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter (ALPHA Business Solutions AG – ERP-Lösung proALPHA) konnte diese Aufgabe optimal umgesetzt werden.

Sichtbar gute Ergebnisse

Silke Ridener erinnert sich an die Zeit vor dem Einsatz der Dokumentenscanner: „Die frühere Lösung bestand in der Papierablage der Dokumente. Es gab keine elektronische Lösung. Das war oft mit einer langwierigen Suche nach Informationen verbunden und es gab keinen zentralen Zugriff auf die Daten. Die Mitarbeiter im Vertrieb, Einkauf, EDV, Buchhaltung und Sekretariat sind sehr zufrieden mit der neuen Lösung und schätzen die direkte Anbindung an das Dokumentenmanagementsystem.“

Das Ergebnis eines digitalisierten Büros: Optimierte Arbeitsabläufe, gute Scan-Qualität, schnelle Recherche und Weiterverarbeitung sowie eine sichere Dokumentenablage. Hohe Scan-Geschwindigkeiten sowie ein hoher Dokumentendurchsatz erleichtern die täglich anfallenden Arbeiten in Eisenberg. Unübersichtliche Papierberge sowie überfüllte Aktenschränke gehören damit der Vergangenheit an und die papierarme Büroorganisation trägt gleichzeitig zur Schonung von Umweltressourcen bei.

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