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Münchner Bank

Nicht papierlos, aber papieroptimiert

Branchen:

  • Financial Services

Offering Gruppe:

  • Scanners

Solution Gruppe:

  • Imaging Solutions

Regionen:

  • Deutschland
  • Austria
  • Switzerland

Herausforderungen:

  • Digitalisierung von Zahlungsverkehrsbelegen
  • Zuführung weitere Dokumente in das Content Management System der Fiducia

Nutzen:

  • Deutlich reduzierte Sachkosten
  • Optimierte Prozesse
  • Einhaltung von Compliance-Anforderungen

Münchner Bank schafft effiziente Prozesse

Herbert Bengler ist verantwortlich für Organisation und Prozessmanagement
bei der Münchner BankHerbert Bengler ist verantwortlich für Organisation und Prozessmanagement bei der Münchner Bank
Klaus Brüch ist Direktor / Prokurist im Bereich Unternehmensdienste der
Münchner BankKlaus Brüch ist Direktor / Prokurist im Bereich Unternehmensdienste der Münchner Bank

Münchner Bank geht neue Wege bei der Belegverarbeitung: Von der Straße auf den Datenhighway

Die Münchner Bank hat eine Vision: Wir begeistern. Daraus leitet die größte genossenschaftliche Universalbank in Bayern zehn Werte ab, darunter „wir arbeiten effizient“ und „wir übernehmen Verantwortung für den sorgsamen Umgang mit Kosten“. Dass dies nicht nur leere Worte sind, zeigt ein kürzlich abgeschlossenes Organisationsprojekt. Die Münchner Bank setzt in ihren Filialen auf digitalisierte Zahlungsverkehrsbelege und stattete deshalb sämtliche Geschäftsstellen nach und nach mit leistungsstarken Fujitsu- Scannern aus. Mit positiver Bilanz: Die Investition hat sich durch deutlich reduzierte Sachkosten und optimierte Prozesse schnell amortisiert.

Im Juli 2012 wird die Münchner Bank 150 Jahre alt. Damit ist sie zwar die älteste Genossenschaftsbank Bayerns, aber dennoch mit jüngster Technik und modernen Konzepten auf dem neuesten Stand. In allen 34 Filialen hat inzwischen das so genannte „Einzonen-Konzept“ Einzug gehalten, das man kurz mit „bedienter Selbstbedienung“ umschreiben könnte.

Ziel des Konzeptes ist, die Nähe zum Kunden zu intensivieren. Dies erreicht das Geldhaus im Wesentlichen dadurch, dass es die Trennung zwischen SB- Zone und Beratungsbereich so weit wie möglich aufhebt. „Unsere Kunden sollen sich in der Bank wohlfühlen. Das Beratungsgespräch soll in angenehmer Atmosphäre stattfinden. Dies kommt in Wartezonen mit Bildschirmen, Cafe- Counter, zusätzlichen Diskretionszonen und Beratungszimmern zum Ausdruck. Die angenehme Farbgebung der Räume und digitale Bilder mit München-Motiven sollen ebenfalls dazu beitragen, eine Wohlfühl-Stimmung zu verbreiten und den regionalen Charakter der Genossenschaftsbank zu betonen. Wer in Zukunft erfolgreich sein will, muss serviceorientiert denken und handeln, davon sind die Verantwortlichen bei der Münchner Bank überzeugt.

Wissenswertes über die Münchner Bank

Im Jahre 1862 legten 22 Münchner Bürger – Handwerker, Kaufleute, Industrielle und Beamte – mit dem "Münchner Darlehens-Verein" den Grundstein für die Münchner Bank. Sie ist heute die größte Volks- und Raiffeisenbank mit Universalbankcharakter in Bayern – und seit Jahren auf einem kontinuierlichen Wachstumskurs. Die Münchner Bank versteht sich als Förderer des Mittelstandes und als Wirtschaftsmotor der Region. Sie steht zu ihren mittelständischen Wurzeln. Daher stellt neben dem Privatkundengeschäft die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Existenzgründern und mittelständischen Unternehmen einen Schwerpunkt der Geschäftstätigkeit dar.

Die Münchner Bank in Zahlen:

- Rund 600 Mitarbeiter

- 43 Standorte in und um München

- Bilanzsumme rund 2,9 Mrd. Euro (Stand 2011)

- Rund 43.000 Mitglieder mit insgesamt rund 650.000 Geschäftsanteilen

- Knapp 110.000 Kunden

Neue Wege beschreiten

Vor der Umstellung auf das moderne Einzonen-Konzept, die Mitte 2008 gestartet und 2011 abgeschlossen wurde, transportierten Botendienste sämtliche Zahlungsverkehrsbelege von den Filialen in die Zentrale. Das kostete nicht nur viel Geld, sondern auch jede Menge Zeit. Daher suchte das Münchner Finanzinstitut nach einer Alternative in Form einer leistungsstarken Scanlösung. Diese sollte nicht nur die Botendienste reduzieren, sondern auch andere Dokumente – zum Beispiel Briefe von Kunden oder Kopien von Kontoeröffnungen gleichzeitig schnell und einfach dem Fiducia Content Management System (FCMS) zuführen. Dieses Dokumentenmanagement- und Archivierungssystem von der Fiducia, dem größten IT-Dienstleister in der genossenschaftlichen Finanzgruppe, ist speziell auf die Archivierungsprozesse im Bankwesen abgestimmt und auf diesem Gebiet das Hauptsystem der Münchner Bank.

Fünf Entscheidungskriterien spielten bei der Auswahl der neuen Scanlösung eine Rolle: Zum einen sollte sie eine große Menge und eine breite Palette an unterschiedlichen Papierdokumenten bewältigen können – von Belegen bis hin zu Anträgen aller Art, beispielsweise Kundenstammverträge, Einwilligungserklärungen oder diverse Änderungen von Kundendaten. Zum anderen musste die Bildqualität sehr hoch sein. Darüber hinaus legten die Verantwortlichen Wert auf eine automatische Vereinzelung, bei der der Scanner erkennt, wenn Belege zusammenkleben. Außerdem achteten sie darauf, dass die Scanlösung intuitiv und einfach zu bedienen ist, um die Akzeptanz der Mitarbeiter zu erhöhen. Herbert Bengler, verantwortlicher Abteilungsleiter für Organisation und Prozessmanagement bei der Münchner Bank, ist überzeugt: „Nur mit einer hohen Akzeptanz der Scanner lässt sich ein papieroptimiertes Büro erreichen.“ Und nicht zuletzt kamen ausschließlich Scanner in Frage, die von der Fiducia zertifiziert sind und alle Sicherheitsanforderungen erfüllen, zum Beispiel nachvollziehbare Übertragung, sofortige Anzeige von übertragenen Belegen oder Netzwerkkonformität.

Klaus SchultzKlaus Schulz ist Manager Product Marketing EMEA bei der Fujitsu-Tochter PFU Imaging Solutions GmbH

Klare Entscheidung

Nach Prüfung unterschiedlicher Varianten fiel die Entscheidung auf die Hochleistungsscanner der Fujitsu-Tochter PFU: Alle Filialen sollten mit den Netzwerkscannern fi-6010N ausgestattet werden. Klaus Schulz, Manager Product Marketing EMEA bei PFU Imaging Solutions GmbH, nennt die Stärken dieses Modells: „Der Fujitsu fi-6010N unterstützt selbst komplexe Verarbeitungsprozesse von Papierdokumenten wie etwa Zahlungsverkehrsbelege, ohne dabei die Benutzer zu belasten. Mithilfe eines einzigen Geräts können sogar mehrere Abteilungen oder verteilte Unternehmensstandorte in Dokumentenerfassungssysteme und -verfahren einbezogen werden. Dank der Duplex-Funktion werden beide Seiten eines Originaldokuments in einem Durchgang erfasst. Der automatische Dokumenteneinzug schafft problemlos mehrseitige Dokumente und Stapelgut im kontinuierlichen Scanbetrieb, selbst bei variierendem Papierformat von A8 bis A4 und bei unterschiedlicher Qualität – sogar Plastikkarten sind kein Problem.“ Zusätzlich kommen zwei weitere Modelle zum Einsatz: In der Poststelle der durchsatzstarke Scanner fi-6670 und im Rechnungswesen das Modell fi-6130 mit einer fortschrittlichen Papierseparationseinheit.

Die Münchner Bank ist mit der Entscheidung sehr zufrieden: Es gibt genügend Multifunktionsgeräte, die auch scannen können. Der Haken: Diese Geräte haben keine Vereinzelung. Dagegen hat man bei den eingesetzten Dokumentenscannern die Gewissheit, dass alle Dokumente zuverlässig verarbeitet werden – und zwar in allen Papierstärken. Auch sämtliche Beleggrößen funktionieren, von A6 bis A4 oder sogar noch kleiner – auch Visitenkarten wurden schon eingescannt.

Selbst ist die Bank

„Wir gehen freundlich und respektvoll miteinander um und unterstützen uns bereichsübergreifend.“ Auch das ist einer der Werte, die sich die Münchner Bank auf die Fahne geschrieben hat. Daher hat sie die einzelnen Filialen nach und nach umgestellt, in einem Zeitraum von nicht einmal drei Jahren: Die Mitarbeiter sollten sich daran gewöhnen und die Vorzüge für sich erkennen können. Seit Juli 2011 arbeiten alle Geschäftsstellen mit der Scanlösung. Sie wird sowohl für den nationalen als auch für den internationalen Zahlungsverkehr eingesetzt (Single Euro Payments Area, SEPA), das heißt, sie eignet sich auch für die einheitlichen Verfahren und Standards im Euro-Zahlungsverkehr.

Die Installation der Scanner nahm die Münchner Bank selbst in die Hand. Das Einrichten der Scanner ist ähnlich einfach wie deren Bedienung. Das gilt auch für die Konfiguration der einzelnen Job-Buttons. Allein für den Zahlungsverkehr wurden sechs Auswahlfelder eingerichtet, beispielsweise für Einzel- und Sammelbelege sowohl im Überweisungsverkehr als auch mit Lastschriftverfahren. Job-Buttons ermöglichen dem Anwender, mit einem einzigen Klick auf einen bestimmten Menüpunkt eine Reihe von Funktionen anzustoßen. Das kann beispielsweise der Prozess sein, einen Zahlungsverkehrsbeleg zu scannen, die Datei an die Hauptstelle weiterzuleiten oder eine digitale Kopie in einem definierten Ordner abzulegen. Entscheidender Vorteil: Der Anwender kann mehrere Aufgaben in einem Schritt erledigen und dabei Zeitaufwand und Fehlerquellen minimieren.

Rund 3.000 bis 4.000 Belege scannen die Mitarbeiter in den Filialen Tag für Tag ein – und das nur für den Zahlungsverkehr. Hinzu kommen weitere interne Dokumente wie Kundenverträge, Quittungen oder Schriftverkehr, die vor allem in der Zentrale anfallen und künftig ebenfalls eingescannt werden sollen. Hier steht die Münchner Bank zwar erst am Anfang der Prozessoptimierung, doch sie ist sehr optimistisch. Maxime ist, Papier erst gar nicht entstehen zu lassen, sondern das Papieraufkommen stark zu reduzieren.

Schnell sein ist Pflicht

Anfang 2012 endete eine in Paragraph 675s BGB beschriebene Übergangsregelung und es gelten – analog europäischem Recht – neue Fristen. Danach müssen Zahlungen innerhalb eines Tages bei der Bank des Zahlungsempfängers eingegangen sein. Bei beleghaften Zahlungen verlängert sich die Frist um einen weiteren Tag. Um die kurzen Fristen einzuhalten, bedarf es effizienter Prozesse. Diese sind bei der Münchner Bank dank der Scanner heute Standard.

Die Mitarbeiter in der Filiale prüfen zunächst die Unterschrift, dann wird der Beleg gescannt. Dieser Schritt ist unabhängig davon, ob es sich um einen inländischen oder einen Sepa-, einen Einzel- oder Sammelbeleg handelt. Manche Kunden reichen sogar eine ganze Palette an Belegen mit einem so genannten Sammler-Formblatt ein. Die gescannte Datei wird automatisch an ein Belegverarbeitungszentrum weitergeleitet, das die Belegkorrekturen durchführt.

Darunter fallen alle manuellen Nacharbeiten wie etwa bei Einträgen, die der Scanner nicht interpretieren konnte. Nach dem Erhalt der überarbeiteten Dateien leitet die Münchner Bank diese zur Verarbeitung an die Fiducia weiter. Zusätzlich gehen die Daten automatisch an die Ablage im FCMS.

Beim Digitalisieren werden die Belege ohne manuelle Hilfe vom Dokumenteneinzug durch den Scanner transportiert und die Daten automatisch in tif-Dateien gepackt. Der Hintergrund: Derzeit verarbeitet die FCMS-Anwendung ausschließlich dieses Format. Eine Umstellung auf pdf-Dokumente ist jedoch bereits geplant. Eine gute Nachricht für die Münchner Bank. Da die Fujitsu-Scanner auch durchsuchbare pdf-Dokumente erzeugen können, profitiert die Bank mit ihrer Scanlösung von dieser Entwicklung. Denn so wird sie in der Lage sein, gescannte Dateien nach Stichworten zu durchsuchen und ihre Rechercheprozesse deutlich effizienter zu gestalten. Bisher ist es den Mitarbeitern der Münchner Bank nur möglich, mit Hilfe einer Indexierung einzelne Dokumente zu suchen.

Mit Scannern klar im Vorteil

Doch auch schon jetzt sind viele Prozesse der Münchner Bank einfacher geworden. Ein Beispiel dafür ist der Umgang mit Kundenaufträgen. Gleich nach dem Eingang in der Filiale werden diese eingescannt und im Marktservice Center bearbeitet. Nach zwei bis drei Indexierungen wandern die Dokumente in die Ablage. Auch Adressänderungen sind heute für die Mitarbeiter der Filiale keine große Sache mehr: Sie brauchen nur noch den Beleg des Kunden einzuscannen und damit in den digitalen Workflow zu integrieren, die weitere Bearbeitung durch die zuständigen Mitarbeiter wird automatisch angestoßen. Auch Kundenverträge, die der Kunde zu Hause unterschrieben hat, werden eingescannt und mit Hilfe der Barcode-Erkennung automatisch im FCMS abgelegt. Ab diesem Zeitpunkt erfolgt der weitere Prozess papierlos – ein weiteres Beispiel für optimierte Verfahren. Der Papiereinsatz lässt sich komplett vermeiden, wenn der Kunde direkt in der Filiale eine digitale Unterschrift per Pen-Pad abgibt. Der Umweg über den Papierantrag ist so nicht mehr notwendig.

Gute Vorsätze

Der Münchner Finanzdienstleister plant, noch in diesem Jahr den Fujitsu ScanSnap N1800 einzuführen und – bei erfolgversprechenden Tests – damit einige der fi- 6010N-Scanner in den Filialen zu ergänzen. Die Vorteile des Modells N1800 sehen die Verantwortlichen im erweiterten Funktionsumfang. So ermöglicht beispielsweise das Multifunktions-Hauptmenü das Senden digitalisierter Daten per FTP und E- Mail, an Netzwerkdrucker und -faxgeräte sowie an Microsoft SharePoint Server per Knopfdruck. Mit der Central-Admin-Konsole lassen sich Scanner von zentraler Stelle aus einrichten und anpassen sowie Verbrauchsmaterial und Betriebsstati überwachen, nicht nur beim ScanSnap N1800, sondern auch bei den anderen von der Münchner Bank genutzten Fujitsu Scannern. In den Filialen ist kein IT- Mitarbeiter vor Ort, der die Geräte warten und Störungen beheben kann, daher sollten die Filialen immer optimal ausgestattet sein. Es gilt auszuprobieren, ob sich der ScanSnap N1800 eventuell noch besser für die Filialen eignet. Zudem braucht er etwas weniger Platz. Oberste Priorität hat jedoch die Akzeptanz der Geräte bei den Mitarbeitern.

Darüber hinaus haben sich die Verantwortlichen zum Ziel gesetzt, die Scan- Prozesse der Filialen auch auf die Zentrale zu übertragen. Derzeit erfolgen dort die Überweisungen im Privatkundenbereich noch über Papierbelege. Auch die gesamte Bearbeitung der Pfändungsquittungen soll mit Hilfe eines fi-6010N auf papierlose Prozesse umgestellt werden. Aus rechtlicher Sicht steht diesen Vorhaben nichts im Wege. Laut der Genossenschaftsrevision müssen Geldinstitute nur noch sieben Prozent der Belege in Papierform aufheben.

Auch im Rückblick eine gute Entscheidung

Einsparungen eines hohen fünfstelligen Betrages pro Jahr im Sachkostenbereich – das Ergebnis spricht für sich. Wenn man das mit den Anschaffungskosten für die Scanner gegenrechnet, hat sich die Investition schnell amortisiert. Doch das ist noch nicht alles: Zudem ist es Ziel der Münchner Bank, noch einige Prozesse wesentlich zu verschlanken und vereinfachen zu können. Darüberhinaus werden sich der Papierverbrauch und damit auch der Transport der Dokumente per Botendienst deutlich reduzieren. Und auch die Ablage dürfte wesentlich strukturierter und weniger aufwändig sein, da jetzt statt 34 papierbasierter Archive nur noch ein einziges Online-Archiv gepflegt werden muss.

Ersparnisse erreicht die Münchner Bank auch in puncto Zeit. Dies ist besonders im Hinblick auf die seit Januar geltende Vorschrift zu den Bearbeitungsfristen ein wichtiger Schritt. Denn Dank der neuen digitalen Prozesse können sich selbst die am weitesten von der Zentrale entfernten Filialen in Bad Tölz und Tutzing darauf verlassen: Zahlungsbelege, die bis 12 Uhr dort gescannt werden, bearbeitet die Zentrale noch am selben Tag – und am nächsten Tag sind sie bereits beim Empfänger gutgeschrieben.

Nur noch einen Wunsch hat die Münchner Bank an die Scanlösung. Eine Funktion wäre beim fi-6010N noch sehr hilfreich, nämlich eine Mitteilung an den Mitarbeiter, wenn dieser ein Dokument einscannen will, das bereits digital vorliegt.

Scanner fi-6130: Mit einer Duplex-Scangeschwindigkeit von bis zu 80 Bildern
pro Minute oder 40 Seiten pro Minute in Schwarzweiß und Graustufen leistet
der Workgroupscanner im Rechnungswesen gute Dienste (Quelle: PFU ImagingScanner fi-6130: Mit einer Duplex-Scangeschwindigkeit von bis zu 80 Bildern pro Minute oder 40 Seiten pro Minute in Schwarzweiß und Graustufen leistet der Workgroupscanner im Rechnungswesen gute Dienste
Scanner fi-6010N: Der Scanner kann Dateien sicher über das verschlüsselte File-Transfer-Protokoll über SSL/TLS senden und die Datenauthentifizierung mit LDAPS verschlüsseln. Scanner fi-6010N: Der Scanner kann Dateien sicher über das verschlüsselte File-Transfer-Protokoll über SSL/TLS senden und die Datenauthentifizierung mit LDAPS verschlüsseln.
Scanner fi-6670Kommt in der Poststelle der Münchner Bank zum Einsatz und bietet minimale Stellfläche und maximalen Bedienkomfort, der Scanner fi-6670

 

Die Basis der Scanlösung:

Die Genossenschaftsbank setzt folgende Scanner der fi-Serie von Fujitsu ein:

Netzwerkscanner fi-6010N für alle Filialen
Der fi-6010N Scanner zeichnet sich durch eine außergewöhnlich hohe Leistung und Erfassungszuverlässigkeit bei kleiner Stellfläche aus. Er scannt gemischtes Beleggut von A8 bis zu A4 mit einer Auflösung von bis zu 600 dpi. Pro Minute schafft der Scanner 25 A4-Dokumente oder bis zu 50 Bilder im Duplexbetrieb bei einer Auflösung von 200 dpi. Charakteristisch für den fi-6010N ist die einfache und komfortable Bedienung: Eine integrierte Tastatur vereinfacht die Dateneingabe. Der große LCD-Touchscreen zeigt Bilder sofort an, so dass die Anwender Dokumente direkt am Gerätestandort bearbeiten und anschließend weiterleiten können. Zudem lassen sich über die JOB-Funktion individualisierte Erfassungsprozesse für einzelne Nutzer oder auch Benutzergruppen zentral einrichten. Der Anwender aktiviert automatisch sein Profil beim Einloggen an den im Netzwerk verfügbaren fi-6010N Geräten. Außerdem besteht die Möglichkeit, mehrere fi-6010N-Scanner von einem Ort aus zu steuern, etwa um individuelle Einstellungen zuzuweisen, den Betriebsstatus zu beobachten oder Softwareeinstellungen hinzuzufügen. Der fi-6010N unterstützt so eine nachhaltige Produktivitätssteigerung.

Produktionsscanner fi-6670 für die Poststelle
Der fi-6670 Scanner erfasst große Dokumentenmengen und lässt sich einfach in einen effizienten Arbeitsablauf integrieren. Über den 200 Blatt fassenden automatischen Dokumenteneinzug können pro Minute bis zu 90 Seiten oder 180 Bilder in Farbe oder Schwarzweiß mit einer Auflösung von 200 dpi gescannt werden. Der fi-6670 scannt gemischtes Beleggut unterschiedlichen Formats (A8 – A3 sowie Sonderformate), Gewichts (31 g/m2 bis 209 g/m2) und Qualität. Aufgrund seines einzigartigen Designs braucht der Scanner eine minimale Stellfläche, bietet jedoch maximalen Bedienkomfort. Dank der Bedienkonsolen kann der Scanner in speziell gestaltete Arbeitsumgebungen eingepasst werden und ist für Rechts- wie auch für Linkshänder gleichermaßen geeignet.

Workgroupscanner fi-6130 für das Rechnungswesen
Mit einer Duplex-Scangeschwindigkeit von bis zu 80 Bildern pro Minute oder 40 Seiten pro Minute in Schwarzweiß und Graustufen (bei 200 dpi) gehört der Scanner zu den schnellsten und kompaktesten seiner Klasse. Aufgrund der geringen Stellfläche findet er selbst bei äußerst limitierten räumlichen Verhältnissen problemlos Platz. Dank der intelligenten Konstruktion des automatischen Dokumenteneinzugs können Anwender fortlaufend Stapel gemischten Belegguts unterschiedlichen Gewichts und Formats zuführen. So lassen sich große Volumina von Papierdokumenten bei minimalem Zeitaufwand effizient digitalisieren. Der Scanner kann im Regelbetrieb bis zu drei gleichzeitig angelegte geprägte Plastikkarten mit einer Stärke von bis zu 1,4 mm (im Hoch- und Querformat) verarbeiten. Die intelligente Multi-Feed- Funktion erlaubt, auf Knopfdruck auf Dokumente mit mehrlagigen Teilflächen wie etwa bei aufgebrachten Fotos oder Haftnotizen umzustellen. Die Ultraschall- Mehrfacheinzugserkennung überwacht die zuverlässige Separation mehrerer Belege im Stapel und unterstützt so die Vollständigkeit der Dokumentenerfassung.

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