La Ville d’Edmonton

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La Ville d’Edmonton adopte un nouvel outil d’aide à la décision : la « Gestion de la valeur »

L’outil se base sur la méthode Gestion de la valeur de l’entreprise (GVE) de Fujitsu Consulting

Profil

Située sur les berges de la rivière Saskatchewan-Nord, Edmonton est la capitale de l’Alberta et la cinquième plus grande ville du Canada. Elle compte une population de 712 000 personnes, qui monte à près de 1 000 000 de personnes en incluant la région métropolitaine.

De nos jours, Edmonton figure fièrement parmi les villes les plus dynamiques du Canada, dont la croissance est la plus rapide et dont les services municipaux contribuent à la sécurité, au bien-être et à l’agrément des Edmontoniens.

Besoins de l’organisation

En tant qu’une des villes dont l’essor est le plus fulgurant au Canada, Edmonton doit tirer le maximum de ses ressources, de son temps et de son budget pour soutenir sa croissance. En outre, comme dans le cas de la plupart des municipalités, la Ville d’Edmonton n’a pas qu’un seul secteur d’activité; en fait, elle regroupe au moins 43 secteurs d’activité qui, dans de nombreux cas, ont des objectifs stratégiques très distincts. À cause de cette situation, la prise de décision est un véritable défi pour l’administration municipale. De plus, à l’instar des organismes gouvernementaux partout dans le monde, la Ville d’Edmonton doit de plus en plus mettre l’accent sur la reddition de compte et sur les résultats. Ainsi, pour le conseil municipal et les citoyens d’Edmonton, gérer dans l’optique d’atteindre des résultats et guider le processus de prise de décision pour assurer la réussite de la ville sont devenus des questions d’une importance critique.

En 2003, la Ville d’Edmonton a passé en revue ses processus de gouvernance des TI. À cette occasion, la Ville voulait comprendre comment tirer le maximum de valeur de ses initiatives stratégiques en matière de TI; elle cherchait notamment à améliorer la sélection et l’exécution de ses initiatives. Dans plusieurs de ses services, elle avait déjà instauré un processus d’analyse de rentabilité (business case); néanmoins, elle reconnaissait la nécessité :

• d’uniformiser ce processus dans tous ses services
• de fournir de meilleurs outils à ses organes de décision pour qu’ils puissent prendre des décisions cohérentes et justifiables
• de s’engager à obtenir des résultats précis et mesurables conséquemment aux investissements consentis.

La démarche entreprise exigeait de réviser la signifi cation réelle de la valeur pour la Ville, sa façon de définir le risque, et ce qui doit être mesuré pour établir le rendement des initiatives proposées de manière à ce que les objectifs stratégiques de la Ville soient atteints.

Cette démarche fut amorcée au moment même de la mise en oeuvre des affaires électroniques à la Ville comme moyen d’accroître la portée et la réactivité des services offerts aux citoyens, aux employés et aux fournisseurs tout en réduisant les coûts.

Dans le cadre de la mise en place du nouveau e-Business Steering Committee (comité de direction des affaires électroniques), il avait été convenu que ce groupe serait un banc d’essai idéal pour le nouveau processus de gouvernance qui, dans le cas d’un succès, serait étendu au prochain segment cible du processus de prise de décision.

Approche et envergure du projet

En 2003, un essai pilote de la méthodologie de Fujitsu a été exécuté pour les initiatives d’affaires électroniques. Une équipe de Fujitsu Consulting a alors été embauchée pour préparer les dossiers de valeur (value cases) requis, et fournir au e-Business Steering Committee les résultats comparatifs lui permettant de prendre une décision. L’essai pilote de la méthodologie ayant été couronné de succès, l’équipe de direction de la Ville et l’IT Business Council nouvellement formé ont approuvé l’application de la méthodologie à toutes les initiatives de changement basées sur les TI.

Comme par le passé, la Ville a conclu un contrat de licence MacroscopeMD avec Fujitsu Consulting; cette fois-ci, en 2004, elle a ajouté une suite de modules conçus spécialement pour mettre en oeuvre Gestion de la valeur d’entreprise (GVE) afin de gérer son portefeuille de logiciels d’affaires électroniques. Une équipe mixte formée de ressources de Fujitsu et de la Ville et travaillant au sein des Services généraux (Corporate Services Department) a alors été établie; son premier objectif consistait à préparer les outils et techniques nécessaires à la mise en oeuvre tout en déterminant avec soin la façon de réussir cette mise en oeuvre. Fujitsu Consulting a collaboré avec la Ville à l’élaboration d’un plan visant à intégrer la GVE à tous les processus municipaux, et à assurer que le personnel adopte la GVE en tant que nouvelle approche de prise de décision et retire la valeur de la réussite des changements basés sur les TI l’année subséquente.

L’année de préparation, qui a eu lieu en 2004, comportait les tâches suivantes :

• l’élaboration de modèles de GVE et de guides de l’utilisateur sur mesure pour la Ville, c’est-à-dire adaptés à ses objectifs
• l’établissement d’une liste initiale d’initiatives potentielles en vue de l’application du processus de GVE (les affaires électroniques étaient obligatoirement incluses dans la liste, mais il y avait également d’autres initiatives pour mettre à l’essai le nouveau processus)
• l’élaboration de modèles de processus pour faciliter l’intégration de la GVE aux autres processus de gouvernance de la Ville (une initiative de changement parallèle et complémentaire était en cours à ce moment visant à examiner les processus budgétaires de la Ville pour en assurer l’adéquation et le fonctionnement de façon plus transparente)
• l’élaboration d’un plan de transition et de communication en vue de la mise en oeuvre de la GVE (reconnaissant ainsi que la transition vers la GVE constitue un important changement culturel exigeant une approche structurée et gérée pour assurer que ce changement se poursuive au fil des ans).

Dès que la phase 1 a été exécutée avec succès et passée en revue, la Ville a approuvé et entrepris la phase de mise en oeuvre pour intégrer la GVE à ses processus de gouvernance. Il s’agissait de la première fois que la Ville prenait la méthode en charge et l’appliquait elle-même. Cette phase, exécutée en 2005, comprenait les activités suivantes :

• élaboration plus détaillée d’une stratégie de changement
• conception de l’identité visuelle et du matériel de marketing de la GVE
• conception et diffusion du matériel de formation destiné aux accompagnateurs désignés et aux personnes influentes clés en vue de l’utilisation de la méthodologie
• encadrement pour élaborer des dossiers de valeur et animation d’ateliers de travail

Mise à l’essai du nouveau processus de surveillance, de mesure et d’information pour faire ressortir les résultats des investissements décidés en fonction des dossiers de valeur et de la gestion continue du projet jusqu’à son achèvement. La prochaine phase, en 2006, mettra l’accent sur la mise en oeuvre de cette dernière composante de la gestion de la valeur.

Avantages

Le plan du projet pilote initial consistait à instaurer le concept à la Ville en vue d’étendre l’utilisation de la méthodologie à tous les projets informatiques. Pour l’IT Business Council, le solide appui manifesté à l’endroit de la méthodologie témoigne du succès du projet pilote. Les techniques de GVE ont aussi été appliquées à la prestation des services (non informatiques), ce qui a permis de mettre en évidence les écarts et problèmes clés en matière de prestation des services afin que la Ville puisse atteindre ses objectifs.

Deux cours de formation complets (de 4 jours) ont été donnés, et le transfert des connaissances de Fujitsu Consulting à la Ville est en voie de réalisation. Grâce au soutien fourni par Fujitsu Consulting, la Ville a maintenant 4 accompagnateurs en cours d’apprentissage, et a préparé 36 parties prenantes des processus de GVE. La Ville a par ailleurs donné 10 courtes séances de familiarisation de 90 minutes à quelque 100 personnes, et elle a à ce jour monté une trentaine de dossiers de valeur avec de 2 à 20 participants. La bonne parole se répand : les participants à un dossier de valeur prennent souvent part à d’autres dossiers de valeur en tant que participants ou parrains.

Grâce à la GVE, la Ville est parvenue à intégrer ses processus de décision en matière d’investissements à ses mesures continues du rendement, établissant un lien entre la sélection et l’exécution des investissements. Il s’agit là d’un élément clé de toute gestion stratégique réussie.

Alors que la Ville progresse en suivant sa vision de la gestion de la valeur, Fujitsu Consulting demeure un fidèle partenaire d’affaires qui s’engage à améliorer et à perfectionner les concepts et le programme de GVE. Fujitsu Consulting continue de fournir de l’accompagnement et du personnel d’appoint pour soutenir la transition de la Ville vers l’autonomie dans le domaine de la gestion de la valeur.