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Predilecta Alimentos aumenta eficiência de gestão de documentos fiscais com tecnologia EasyDoc e Fujitsu

"A escolha dos scanners da Fujitsu nas soluções da EasyDoc se deu pelo alto nível de qualidade dos produtos que a empresa oferece. Temos uma parceria sólida que permite oferecer serviços escaláveis e de alta performance."

André Nyilas Sócio e Executivo da EasyDoc

Desde janeiro, a empresa alimentícia investe em solução de digitalização e gestão de documentos fiscais para agilizar processos. Parceria reduziu tempo para obter documentos e agregou mais confiabilidade às informações

O cliente

A Predilecta Alimentos, uma das principais indústrias de alimentos do Brasil, é líder no segmento de doces (goiabadas) e segunda marca no segmento de atomatados em stand ups. A empresa apresenta um amplo mix composto por mais de 725 Skus (itens), dentre os quais é possível destacar: doces, geléias, atomatados, vegetais, linha Premium, condimentos, linha light, linha institucional, entre outros. Os produtos são comercializados tanto para o mercado nacional quanto para o internacional, sendo exportados para mais de 55 países. Atualmente é responsável por gerar mais de 1.300 empregos diretos e aproximadamente 5.000 empregos indiretos.

O distribuidor

A EasyDoc é especialista na captura e gerenciamento de documentos e processos, e atende a empresas dos mais variados segmentos, como Alpargatas, Ambev, Avianca, Danone, Kopenhagen, Latam, Tirolez, Wow Nutrition, DHL, Bridgestone, entre outros grandes embarcadores, transportadoras e operadores logísticos. Em 2009, firmou parceria com a Fujitsu do Brasil, tornando-se Revenda Oficial para a oferta de scanners de documentos, aliando a excelência dos scanners Fujitsu aos seus serviços para soluções de GED | ECM.

O desafio

A Predilecta Alimentos visava automatizar o processo de baixa das entregas de suas mercadorias. Assim, no início do ano de 2016, a empresa buscou o apoio da EasyDoc com a parceria da Fujitsu para o fornecimento de digitalização e gerenciamento dos canhotos fiscais. O projeto também incluiu o controle de pagamento de fretes com efetivação da entrega baseada na imagem dos comprovantes.

A solução

Para colaborar com o objetivo da Predilecta, a EasyDoc implementou uma solução para gestão dos comprovantes de entrega, que consistiu na instalação de scanners Fujitsu em vinte e cinco transportadoras que operam com o embarcador. O modelo iX100 foi selecionado por ser capaz de processar trezentos canhotos por hora, além de produzir imagens perfeitas para processamento no EasyDoc Capture – que faz a indexação automática de cada canhoto -. Uma vez capturados, os documentos passaram a ser processados na plataforma EasyDoc Capture e EasyDoc ECM – softwares para captura e gerenciamento de documentos e processos –. Imediatamente após a implantação, que foi feita de forma rápida, a Predilecta passou a contar com a equipe de BPO da EasyDoc para fazer a inteligência de cada documento escaneado a partir dos scanners da Fujitsu, complementando as informações dos canhotos – como data de entrega e recebedor – quando necessário, além do módulo de OCR para automatizar o reconhecimento do número das notas, série e fábrica e realizar a baixa automática no TMS(Transportation Management System).

Com isso, a empresa identificou que a disponibilização dos canhotos passou a acontecer em um prazo menor do que 24 horas ou até mesmo em tempo real, enquanto anteriormente era necessário aguardar que os documentos chegassem à transportadora e passassem pelo fluxo de cobrança, para só então serem entregues à empresa. Adicionalmente, a EasyDoc realiza a cobrança automática dos comprovantes não digitalizados por transportador, gerando relatórios analíticos e dashboards para acompanhamento da aderência do processo, o que garante identificar qual o comprovante ainda não foi disponibilizado pela transportadora de forma proativa e não reativa.

Os benefícios

  • Aumento da eficiência de gestão de documentos fiscais 
  • Redução de tempo para obter documentos 
  • Agregou-se maior confiabilidade às informações 
  • Simplificação dos processos 
  • Processos realizados de maneira completa e segura 
  • Alta performace