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Fujitsu informatie voor klokkenluiders

Fujitsu is sterk toegewijd om te handelen in lijn met wetten en regelgeving in ieder land. Om te leren over mogelijke werkgerelateerde overtredingen van de wet of ons beleid, zijn we deels afhankelijk van de samenwerking van al onze werknemers en managers, evenals onze klanten en zakelijke partners.

Iedere melding moet vrij, en zonder angst voor vergelding, kunnen worden gegeven. Een melding moet betrekking hebben op feiten waarvan de kennisneming in een werkgerelateerde context heeft plaatsgevonden. Wanneer u bewust wordt van het risico op, of concrete overtredingen van de wet of ons beleid, aarzel dan niet om dit te bespreken met uw leidinggevende, uw contactpersoon bij Fujitsu, of met de desbetreffende afdeling of management.

Als u zich zorgen maakt dat uw melding niet, of niet tijdig, wordt opgevolgd of dat u vergelding riskeert door het melden ervan, aarzel dan niet om uw melding te escaleren als een klokkenluider, terwijl u wordt beschermd. Klokkenluiden is van groot belang voor Fujitsu om onethisch en illegaal gedrag aan het licht te brengen. Fujitsu heeft een nultolerantie voor vergelding tegen klokkenluiders zoals uiteengezet in onze Global Business Standards en ons Klokkenluidersbeleid.

Voor het uiten van bezorgdheden als klokkenluider, heeft Fujitsu het klokkenluidersstsysteem Fujitsu Alert opgezet, waar de identiteit van klokkenluiders in vertrouwen wordt behandeld en mogelijke overtredingen worden onderzocht. Fujitsu heeft daarnaast de vereisten onder de EU-richtlijn 2019/1937 over klokkenluiden ("Richtlijn") en de respectievelijke nationale wetten geïmplementeerd, die klokkenluiden moet aanmoedigen en de bescherming van klokkenluiders moet vergroten.

Om meer te leren over de bescherming als klokkenluider en hoe concreet melding te maken van bezorgdheden, verwijzen we naar de onderstaande beschrijving:

Fujitsu Alert is het klokkenluiderssysteem van Fujitsu waar u werkgerelateerde zorgen over wangedrag kunt melden, ook anoniem, schriftelijk of door de hotline te bellen. Het klokkenluiderssysteem wordt aan Fujitsu geleverd door een externe leverancier (Navex).
Inbreuken die in Fujitsu Alert kunnen worden gemeld, kunnen bijvoorbeeld zijn:

• Corruptie, omkoping, fraude, verduistering of schendingen van de mededingingswet.
• Financieel wangedrag of onregelmatigheden.
• Het niet naleven van een wettelijke verplichting of wettelijk vereiste.
• Gevaar voor (openbare) gezondheid en veiligheid of bescherming van het milieu.
• Productveiligheid en naleving.
• Bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens.
• Beveiliging van netwerk- en informatiesystemen.
• Het niet naleven van openbare aanbestedingsregels.
• Witwassen van geld en terrorismefinanciering.
• Andere criminele activiteiten.
• Ongepast gedrag of onethisch gedrag.
• Oneerlijke behandeling of vergelding voor eerdere melding van een zorg of klokkenluiden.
• Pogingen om een van bovenstaande te verbergen.

Deze lijst is niet gelimiteerd en is een illustratie van het soort meldingen die kunnen ontstaan in relatie tot de Fujitsu Way en Fujitsu's Global Business Standards en lokale wetten.

Nadat een melding wordt gestart in Fujitsu Alert, wordt de melding toegewezen aan een individueel persoon bij Fujitsu die als als casemanager de melding opvolgt. Dit zorgt voor een onafhankelijke, onpartijdige en eerlijke beoordeling. Via Fujitsu Alert kunt u direct communiceren met uw aangewezen casemanager, meer informatie verstrekken, uw melding wijzigen of herzien en in contact blijven.

Omdat de toegang tot meldingen binnen Fujitsu Alert streng is beperkt om vertrouwelijkheid te waarborgen, worden meldingen betreffende Europese landen/entiteiten eerst beoordeeld door een Europe Compliance casemanager. Vervolgens worden de meldingen toegewezen aan een vooraf gedefinieerde en toegewijde casemanager die het meest geschikt is om op te volgen met betrekking tot de onderliggende bezorgdheid/onderwerp.

De aangewezen casemanager die zich bezighoudt met uw bezorgdheid zal de ontvangst van uw melding bevestigen en kan vervolgvragen stellen. Er zal minstens één keer meer informatie zijn over de vooruitgang van het onderzoek, voor zover dit de procedure of de rechten van andere betrokken personen niet in gevaar brengt.

Het doel van interne opvolging is om de feiten te begrijpen, de beschuldiging te verifiëren en (onmiddellijke) maatregelen voor te stellen. Overweging van toepasselijke wetten en passende onderzoeksstappen, evaluatie van verzameld bewijs, documentatie van resultaten, rapportage en/of escalatie maken allemaal deel uit van de opvolging die kan worden ondersteund door externe (juridische) adviseurs, gebonden aan Fujitsu door contractuele of wettelijke vertrouwelijkheidsverplichtingen om de door u verstrekte informatie vertrouwelijk te houden. De verzameling en verwerking van persoonsgegevens gebeurt in overeenstemming met GDPR en de respectievelijke nationale wetten. Als de opvolging/het onderzoek problemen heeft geverifieerd volgens de bepalingen van de wet, de Fujitsu Way Gedragscode of de Global Business Standards, worden deze aangepakt, inclusief disciplinaire of andere juridische maatregelen, en herstelacties zoals training en herziening van procedures om te voorkomen dat ze opnieuw voorkomen. Fujitsu heeft een nultolerantie voor overtredingen van de wet en onze Fujitsu Way/Global Business Standards.

In overeenstemming met de Richtlijn en de toepasselijke wetten, zal Fujitsu vertrouwelijkheid waarborgen en zal de identiteit van klokkenluiders niet worden bekendgemaakt aan iemand buiten geautoriseerde personen. Fujitsu kan echter wettelijk verplicht zijn om informatie over overtredingen te verstrekken aan bepaalde overheids- en/of gerechtelijke instanties, waaronder overheidsinstanties of rechtbanken, of kan ervoor kiezen dit te doen op basis van een zakelijke inschatting.
Houd er rekening mee dat vanwege de specialisatie, de aangewezen casemanager mogelijk niet op dezelfde locatie/in hetzelfde land is gevestigd als uzelf of de betrokken entiteit. In het geval dat u wenst dat uw zaak alleen lokaal wordt geopend en opgevolgd in een specifiek land, neem dan contact op met Europe-Compliance@fujitsu.com om uw lokale contactpersoon te leren kennen.
Als u uw zorgen persoonlijk wilt uitleggen, neem dan rechtstreeks contact op met Europe Compliance of geef dit aan in uw Fujitsu Alert rapport. Er zal een persoonlijke ontmoeting worden geregeld.

Fujitsu moedigt het melden van vermoedelijk of daadwerkelijk wangedrag ten zeerste aan en tolereert geen vergelding voor het melden.

De bescherming van klokkenluiders is van het hoogste belang bij Fujitsu en is onderworpen aan Fujitsu's Global Business Standards. Veel landen waarin Fujitsu actief is, hebben ook wetten om klokkenluiders te beschermen en om personen die vergeldingsacties ondernemen tegen klokkenluiders te straffen.

Om de bescherming van klokkenluiders tegen vergelding te kunnen waarborgen, wordt aan melders gevraagd om de aangewezen casemanager te informeren of onmiddellijk een apart rapport in Fujitsu Alert te starten wanneer zij enige vorm van discriminatie, intimidatie of ongerechtvaardigd nadeel ervaren, zoals bijvoorbeeld beëindiging (incl. wederzijds akkoord) van het dienstverband of andere contracten met Fujitsu, niet meer betrokken worden of schade aan de reputatie, een verandering in salaris (incl. variabel inkomen) evenals een verandering van verantwoordelijkheidsgebied of werkplek en soortgelijke maatregelen, die de indruk kunnen wekken van vergelding.
Vergeldingen tegen iedereen die ter goeder trouw melding maakt, de melder ondersteunt of het onderzoek bijstaat, worden behandeld als ernstige disciplinaire kwesties.

Gelieve er rekening mee te houden dat Fujitsu verwacht dat u bezorgdheden ter goeder trouw naar voren brengt, wat betekent dat u op het moment van melden redelijke gronden heeft om te geloven dat de informatie die u meldt waar is, zelfs als later blijkt dat dit niet het geval is. Als u een zorg naar voren brengt die opzettelijk vals, misleidend of kwaadwillig is, kan dit leiden tot disciplinaire of soortgelijke juridische acties.

U kunt meer informatie vinden over klokkenluiden, de bescherming van klokkenluiders en Fujitsu's nalevingsprogramma op de Europe Compliance Connect pagina's of op de Global Fujitsu pagina's.

Externe meldingen in de EU

Volgens de Richtlijn en de respectievelijke nationale wetten, waar deze al zijn geïmplementeerd, kunnen klokkenluiders in de EU of met betrekking tot EU-locaties ook overwegen om hun zorgen te melden bij EU-agentschappen en/of externe nationale aangewezen autoriteiten als het rapport betrekking heeft op een overtreding van de EU-wetten zoals vermeld in de Richtlijn of zoals gedefinieerd door de respectievelijke nationale wetten ("Externe Melding").

Echter, we moedigen u ten zeerste aan om contact met ons op te nemen via Fujitsu Alert als u zorgwekkende situaties opmerkt in uw werk met of voor Fujitsu. Ervaring leert dat een interne opvolging een snelle en effectieve manier is om te onderzoeken en stelt Fujitsu in staat om vertrouwelijkheid, ondersteuning en bescherming van klokkenluiders te waarborgen.

Bovendien, als u direct contact met ons opneemt, kan Fujitsu onmiddellijk actie ondernemen en overtredingen of schendingen stoppen, waardoor mogelijk schade aan Fujitsu, zijn werknemers, zakelijke partners en reputatie en -in geval van ernstige overtredingen- de bredere samenleving wordt voorkomen of beperkt.

 U kunt Fujitsu Alert hier bereiken

 Kom hier meer te weten over Fujitsu's Global Compliance Program

Informatie over externe meldingskanalen volgens EU-richtlijn 2019/1937 binnen de Europese Unie

Voor links naar de externe EU-meldingskanalen en voor meer informatie over de respectievelijke vereisten en procedures, bezoek deze pagina.

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Informations sur les lanceurs d'alerte Fujitsu

Fujitsu s'engage fermement à agir conformément aux lois et aux juridictions de chaque pays. Pour en savoir plus sur les violations potentielles de la loi ou de nos politiques liées au travail, nous dépendons du soutien et de la coopération de tous nos employés et gestionnaires ainsi que de nos clients et partenaires commerciaux.

Toute question doit être soulevée librement et sans crainte de représailles. Si vous avez connaissance d'un risque d'infraction potentielle à la loi ou à nos politiques liées à votre travail pour ou avec Fujitsu, n'hésitez pas à en parler à votre superviseur, à votre point de contact chez Fujitsu, au service ou à la direction concernée.

Si vous craignez que vos préoccupations n'aient pas été ou ne soient pas prises en compte ou que vous risquiez même de faire l'objet de représailles pour avoir fait un signalement, n'hésitez pas à faire remonter votre préoccupation en tant que lanceur d'alerte, tout en étant protégé par l'entreprise. La dénonciation est très importante pour Fujitsu afin de découvrir des comportements contraires à l'éthique et illégaux. Fujitsu applique une politique de tolérance zéro à l'égard des représailles à l'encontre des lanceurs d'alerte, comme indiqué dans nos Global Business Standards matière de dénonciation.

Pour faire part de ses préoccupations en tant que lanceur d'alerte, Fujitsu a mis en place l'outil Fujitsu Alert, dans le cadre duquel les lanceurs d'alerte sont traités de manière confidentielle et les violations potentielles font l'objet d'une enquête. La société a en outre mis en œuvre les exigences de la directive européenne 2019/1937 sur les lanceurs d'alerte (« directive ») et des lois nationales respectives, qui encouragent les lanceurs d'alerte et renforcent la protection des lanceurs d'alerte.

Pour savoir si vous devez demander la protection en tant que lanceur d'alerte lorsque vous
soulevez des préoccupations, veuillez vous référer à la description ci-dessous :

Fujitsu Alert est le système de dénonciation de Fujitsu qui vous permet de divulguer des problèmes d'inconduite liés au travail, également de manière anonyme, par écrit ou en appelant la ligne d'assistance. Le système d'alerte est fourni à Fujitsu par un fournisseur externe (Navex).
Les sujets de préoccupation à signaler dans Fujitsu Alert peuvent par exemple être :

• Corruption, pots-de-vin, fraude, détournement de fonds ou violations des lois antitrust.
• Faute professionnelle ou irrégularité financière.
• Non-respect d'une obligation légale ou d'une exigence légale.
• Danger pour la santé et la sécurité (publiques) ou pour l'environnement.
• Sécurité et conformité des produits.
• Protection de la vie privée et des données personnelles.
• Sécurité des réseaux et des systèmes d'information.
• Non-respect de la réglementation sur les marchés publics.
• Blanchiment d'argent et financement du terrorisme.
• Autres activités criminelles.
• Conduite inappropriée ou comportement contraire à l'éthique.
• Traitement injuste ou représailles pour avoir signalé un problème ou donné l'alerte.
• Tente de dissimuler l'un des éléments ci-dessus.

Cette liste n'est pas exhaustive et illustre le type de préoccupations qui pourraient survenir en ce qui concerne le Fujitsu way et les Global Business Standardsde Fujitsu et les lois locales.

Si vous lancez un signalement dans Fujitsu Alert, votre signalement est confié à une personne désignée chez Fujitsu en tant que gestionnaire de cas pour assurer le suivi, garantissant ainsi un examen indépendant, impartial et équitable. À l'aide de Fujitsu Alert, vous pouvez communiquer directement avec votre gestionnaire de cas désigné, fournir des informations supplémentaires, modifier et réviser votre rapport et rester en contact.

Étant donné que l'accès aux rapports dans Fujitsu Alert est sévèrement restreint afin de garantir la confidentialité, afin d'établir le gestionnaire de cas approprié, les rapports concernant les pays/entités européens sont d'abord examinés par un gestionnaire de cas de conformité en Europe et attribués à un gestionnaire de cas prédéfini et dédié le plus approprié pour assurer le suivi du problème/sujet sous-jacent.

Le gestionnaire de cas désigné qui s'occupe de votre préoccupation confirmera la réception de votre rapport et pourra faire un suivi avec des questions. De plus amples informations seront données au moins une fois sur l'état d'avancement de l'examen, dans la mesure où cela ne met pas en péril la procédure ni les droits des autres personnes concernées.

L'objectif des suivis internes est de comprendre les faits, de vérifier l'allégation et de proposer des contre-mesures (immédiates). La prise en compte des lois applicables et des étapes d'enquête appropriées, l'évaluation des preuves recueillies, la documentation des résultats, le signalement et/ou l'escalade font tous partie du suivi qui peut être pris en charge par des conseillers (juridiques) externes, liés à Fujitsu par des obligations contractuelles ou légales de confidentialité de garder confidentielles les informations que vous avez fournies. La collecte et le traitement des données à caractère personnel sont effectués conformément au RGPD et aux lois nationales respectives.
Si le suivi/l'enquête a permis de confirmer des problèmes conformément aux dispositions des lois, du Code de conduite de Fujitsu Way ou des Global Business Standards, ils sont traités, y compris par des mesures disciplinaires ou d'autres mesures juridiques, ainsi que des mesures correctives telles que des formations et un examen des procédures pour éviter qu'ils ne se reproduisent. Fujitsu applique une politique de tolérance zéro à l'égard des infractions à la loi au Fujitsu Way et aux /Global Business Standards

Conformément à la directive et aux lois applicables, Fujitsu veillera à ce que la confidentialité et l'identité des lanceurs d'alerte ne soient divulguées à personne d'autre qu'aux personnes autorisées. Fujitsu peut toutefois être tenue par la loi de fournir des informations sur les violations à certains organismes gouvernementaux et/ou judiciaires, y compris des agences gouvernementales ou des tribunaux, ou peut choisir de le faire, sur la base d'un jugement commercial.
Veuillez noter qu'en raison de la spécialisation, le gestionnaire de cas désigné peut ne pas être situé dans la même entité/dans le même pays que vous ou l'entité concernée. Si vous demandez à ce que votre dossier soit consulté et suivi localement dans un pays spécifique uniquement, veuillez Europe-Compliance@fujitsu.com contacter pour en savoir plus sur votre point de contact local.
Si vous souhaitez expliquer vos préoccupations en personne, veuillez contacter directement le service de conformité d'Europe ou l'indiquer dans votre rapport d'alerte Fujitsu. Un entretien personnel sera organisé.

Fujitsu encourage vivement le signalement des fautes présumées ou réelles et ne tolère pas les représailles en cas de signalement.

La protection des lanceurs d'alerte est une priorité absolue chez Fujitsu et est régie par les Global Business Standardsde Fujitsu. De nombreux pays dans lesquels Fujitsu opère ont également des lois visant à protéger les lanceurs d'alerte et à punir les personnes qui commettent des actes de représailles contre les lanceurs d'alerte.

Afin d'être en mesure d'assurer la protection des lanceurs d'alerte contre les représailles, les signaleurs sont priés d'informer immédiatement le gestionnaire de cas désigné ou de lancer un signalement séparé dans Fujitsu Alert en cas de discrimination, de harcèlement ou de préjudice injustifié, comme par exemple la résiliation (y compris d'un commun accord) du contrat de travail ou d'autres contrats avec Fujitsu, l'atteinte à la réputation, un changement de salaire (y compris un revenu variable) ainsi qu'un changement de champ de responsabilité ou de lieu de travail et des mesures similaires, qui peuvent donner l'impression d'être des représailles. Les représailles à l'encontre d'une personne qui fait une alertede bonne foi, qui soutient le rapporteur ou qui participe à l'enquête seront traitées comme une mesure disciplinaire grave. Veuillez noter que Fujitsu s'attend à ce que vous fassiez part de vos préoccupations de bonne foi, ce qui signifie qu'au moment du signalement, vous avez des motifs raisonnables de croire que les informations que vous signalez sont vraies, même s'il s'avère par la suite que ce n'est pas le cas. Si vous soulevez une préoccupation intentionnellement fausse, trompeuse ou malveillante, cela peut entraîner des mesures disciplinaires ou des poursuites judiciaires similaires.

Vous trouverez plus d'informations sur les lanceurs d'alerte, la protection des lanceurs d'alerte et le programme de conformité de Fujitsu sur les pages Europe Compliance Connect ou sur les pages Web mondiales de Fujitsu

Rapports externes dans l'UE

Conformément à la directive et aux législations nationales respectives, lorsqu'elles sont déjà mises en œuvre, les lanceurs d'alerte dans l'UE ou dans des pays de l'UE peuvent également envisager de signaler leurs préoccupations aux agences de l'UE et/ou aux autorités nationales externes désignées si le signalement concerne une violation des lois de l'UE telles qu'énumérées dans la directive ou telles que définies par les lois nationales respectives (« signalement externe »).

 Vous pouvez accéder Fujitsu Alert ici

 En savoir plus sur le programme de conformité de Fujitsu

Cependant, nous vous encourageons vivement à nous contacter via Fujitsu Alert si vous avez des préoccupations concernant votre travail avec ou pour Fujitsu. L'expérience montre qu'un suivi interne est un moyen rapide et efficace d'enquêter et permet à Fujitsu d'assurer la confidentialité, le soutien et la protection des lanceurs d'alerte. En outre, si vous nous contactez directement, Fujitsu peut prendre des mesures immédiates et mettre fin aux violations ou aux violations, évitant ainsi ou limitant les dommages potentiels à Fujitsu, à ses employés, à ses partenaires commerciaux et à sa réputation et, en cas de violations graves, à la société dans son ensemble.

Pour plus d'informations sur les canaux de signalement externes, veuillez suivre ce lien.