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BUWOG Group

"Die benötigte Schlagzahl für unser Unternehmen in der Dezentralisierung, im Rechenzentrum und bei Servern konnten wir nur durch das Outsourcing erreichen."

Dr. Josef Füricht Director IT, BUWOG Group

Der Kunde

Die BUWOG Group ist der führende deutsch-österreichische Komplettanbieter im Wohnimmobilienbereich. Ihr Immobilienportfolio umfasst mehr als 52.000 Bestandseinheiten und wurde mit rund 3,6 Mrd. Euro bewertet (Stand: 31.01.2015). Aktuell verteilt sich das Portfolio der BUWOG Group je zur Hälfte auf Österreich und Deutschland. Die Aktien der BUWOG AG sind seit Ende April 2014 an den Börsen in Wien, Frankfurt und Warschau notiert.

Die Herausforderung

Innerhalb von fünf Monaten musste der komplette IT-Betrieb übernommen und die reibungslose und unterbrechungsfreie Arbeit der über 700 Mitarbeiter gewährleistet werden. Dazu kam die Zusammenführung zweiter IT-Welten durch eine Fusion.

Die Lösung

Die Ausschreibung für das Projekt aus dem Dezember 2013 sei sehr faktenbezogen gewesen, berichtet Dr. Josef Füricht, Director IT der BUWOG Group. Zur Auslagerung der gesamten IT habe es aufgrund der bereit gefächerten IT-Anforderungen und intensiven Servicebedarfe und des vorgegebenen engen Zeitplans keine Alternative gegeben. Bei der Auswahl des Partners habe man klare Kriterien für Flexibilität, Leistung und Preisarten entwickelt und sich nach einem definierten Punktesystem für Fujitsu entschieden. Diese Entscheidung für Fujitsu habe sich dann schnell bewährt, denn während der Vertragserstellung kamen durch die Übernahme der deutschen Prelios zahlreiche neue Aufgaben dazu wie der SAP-Betrieb und die Nutzung von Application Management Services zur Weiterführung der Systemnutzung der kritischen Geschäftsanwendungen. Die Zahl der Mitarbeiter hat sich durch diese Fusion verdoppelt. „Einer unserer Pluspunkte war das Shared-Service-Modell und die automatische Bereitstellung von Services aus der Cloud”, hebt Peter Ploiner, Sales Professional Services und Projektverantwortlicher bei Fujitsu, hervor.

Im Laufe des Projekts wurde die komplette Infrastruktur wie der SAP-Betrieb, die Datenspeicherung und -sicherung sowie die Telefonie auf Managed Services umgestellt. Das bedeutet, dass die BUWOG alle Aufgaben von der Beschaffung von Arbeitsplatz-Rechnern, die Einrichtung neuer IT-Arbeitsplätze bis hin zu Telefonen und deren Anbindung, aber auch den Betrieb einer weiteren ERP-Lösung und entsprechender SAP Applikationen von Fujitsu als Service liefern und administrieren lässt. Monatsweise können Dienste dazu gebucht oder abbestellt werden. Für die Basisdienste gibt es eine Baseline mit variabler Nutzung. Was nicht genutzt wird, muss auch nicht bezahlt werden.

Parallel zur Umstellung der IT hat BUWOG die Mitarbeiter der Prelios integriert. Dabei habe die IT eine treibende Rolle gespielt, berichtet Dr. Füricht. Die gemeinsamen Mail-Adressen und -Verzeichnisse sowie gemeinsame Laufwerke zum kooperativen Arbeiten hätten die Mitarbeiter überzeugt. „Die IT hat die Veränderung aktiv getrieben, das war positiv für das Zusammenwachsen der Organisationen. Es war verblüffend zu sehen welche positiven Effekte IT auch hervorrufen kann”, freut sich Dr. Füricht. Gewöhnungsbedürftig sei für die Mitarbeiter aber die Umstellung der Telefonie gewesen: Die Bedienung war neu und musste wieder gelernt werden; PC und IP-Telefonie sind nun eine integrierte Lösung.

Für die BUWOG Group, aber auch für Fujitsu war das Projekt eine außergewöhnliche Herausforderung, die souverän gestemmt wurde. Der Zeitrahmen war eng, durch den Börsengang im April 2014 gab es keinen zeitlichen Spielraum. „Die Geschwindigkeit und die parallele Zusammenführung von zwei Transitionen zu einem Zielzeitpunkt war die größte Herausforderung”, betont Peter Ploiner. Kurz vor Weihnachten 2013 erfolgte die erste Vertriebs-Präsentation, Ende März 2014 wurde der Vertrag unterzeichnet, am 4. August 2014 ging die BUWOG gesamt live, ein Monat später die von der BUWOG zwischenzeitlich übernommene Prelios. Für Fujitsu ist es der größte Outsourcing-Vertrag, der in Österreich unterzeichnet wurde. Die Laufzeit beträgt fünf Jahre.

Kundenvorteile

Für die BUWOG Group hat die Auslagerung der kompletten IT an Fujitsu den Vorteil, dass man im eigenen Hause mit einer sehr schlanken IT-Abteilung auskommt, welche sich auf die IT Governance und das Business Consulting konzentrieren kann. „Die BUWOG kann sich fachlich flexibel bewegen und auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren. Die IT ist Enabler des Business. So wird IT wertvoll“, so der Director IT Dr. Josef Füricht. Bei der Übernahme und Integration neuer Unternehmen erfolgte die komplette Schulung auf den Systemen auf ein definiertes Serviceniveau durch den Dienstleister. „Ich habe mehr Flexibilität – schnell und effizient, mit der ich auf Engpässe reagieren kann“, erklärt Dr. Füricht weiter. Das ist vor allem dann wichtig, wenn Controlling und Buchhaltung für Quartalsbilanzen kurzfristig mehr Rechenpower brauchen. Außerdem sei es für ihn im Outsourcing einfacher, einen Überblick über die Total Cost of Ownership der Services zu erhalten, sagt Dr. Josef Füricht.

"Die IT hat die Veränderung aktiv getrieben, das war positiv für das Zusammenwachsen der Organisationen. Es war verblüffend zu sehen, welche positiven Effekte IT hier hervorrufen konnte."
Dr. Josef Füricht, Director IT, BUWOG Group

Kundenvorteile

  • Schneller Aufbau und Schulung gemeinsamer Teams auf ein definiertes Leistungsniveau
  • Große Flexibilität, um Lastspitzen abzufangen, wenn etwa Quartalsabschlüsse erstellt werden und mehr Leistung für Buchhaltung und Controlling erforderlich sind
  • Zukauf und Reduktion von Leistungen ist im Monatstakt möglich
  • Höhere Kostentransparenz und einfacher Überblick über die Total Cost of Ownership
  • Konzentration auf die Kernkompetenzen ist deutlich erleichtert

Produkte und Services

  • Bereitstellung und Betrieb der kompletten Infrastruktur (Server, Storage, Backup-Restore) auf der Hosted Private Cloud Plattform (Infrastructure as a Service)
  • SAP Basisbetrieb
  • Betrieb der Oracle und SQL-Datenbanken
  • Betrieb aller Windows Basisdienste und Exchange, sowie der Citrix Umgebung
  • Bereitstellung und Betrieb der ca. 700 IT-Arbeitsplätze und der Druckumgebung
  • Bereitstellung und Betrieb des MPLS Netzwerkes inkl. Anbindung an das Fujitsu Rechenzentrum
  • Bereitstellung und Betrieb der IP-Telefonie (Communication as a Service)

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